Wer Beschäftigte ins Homeoffice schickt oder dort arbeiten lässt, muss klären, wer Laptop, Bildschirm, Stuhl, Internet und Raum bezahlt. Ein eigenes Homeoffice-Gesetz gibt es in Deutschland nicht. Maßgeblich sind der Aufwendungsersatz nach § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), den das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Arbeitsverhältnis entsprechend anwendet, das Einkommensteuergesetz (EStG) und die Mitbestimmung nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Die Faustregel: Was der Arbeitgeber für die Arbeit verlangt, muss er grundsätzlich stellen oder bezahlen – es sei denn, das Homeoffice liegt vor allem im Interesse der Beschäftigten.

Muss der Arbeitgeber Laptop und Bildschirm stellen?

Ja, im Grundsatz. Das BAG hat mehrfach betont, dass der Arbeitgeber die für die Arbeit notwendigen Betriebsmittel zur Verfügung stellen muss, zuletzt in den Entscheidungen vom 10. November 2021 (5 AZR 334/21 und 5 AZR 335/21). Setzen Beschäftigte eigene Geräte ein, weil der Betrieb keine stellt, kommt ein Anspruch auf Ersatz der Aufwendungen nach § 670 BGB in Betracht. Abgegolten durch das Gehalt ist nur, was zur selbstverständlichen Einsatzpflicht eines Arbeitnehmers gehört.

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Für die Praxis heißt das: Dienstliche Hardware sollte der Betrieb selbst beschaffen und als Eigentum behalten. Wer stattdessen private Geräte zulässt („Bring your own device“), sollte schriftlich regeln, ob und in welcher Höhe es einen Ausgleich gibt.

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Wann zahlt der Arbeitgeber für das Arbeitszimmer?

Hier ist die Rechtsprechung strenger. Mit Urteil vom 14. Oktober 2003 (9 AZR 657/02) sprach das BAG einer Arbeitnehmerin Ersatz für die Nutzung privater Räume zu: Wer Wohnraum dauerhaft für den Arbeitgeber bereithält, erbringt ein Vermögensopfer, weil dieser Raum während der Arbeitszeit nicht privat genutzt werden kann. Später stellte der Senat klar, dass die ständige Nutzung von mindestens acht Quadratmetern Wohnfläche im Interesse des Arbeitgebers den üblichen Rahmen übersteigt (BAG, 16. Oktober 2007, 9 AZR 170/07).

Anders entschied das BAG am 12. April 2011 (9 AZR 14/10) im Fall eines Lehrers: Er bekam keinen Ersatz für sein häusliches Arbeitszimmer. Der Arbeitgeber muss die Kosten nur dann allein tragen, wenn sein Interesse so stark überwiegt, dass das Interesse des Beschäftigten vernachlässigt werden kann. Kann jemand einen Platz im Betrieb nutzen und arbeitet freiwillig zu Hause, fehlt dieses Übergewicht in der Regel.

Daraus ergibt sich eine einfache Prüffrage: Gibt es für die Person noch einen Arbeitsplatz im Betrieb? Wer Büroflächen abbaut und Beschäftigte faktisch ins Homeoffice verweist, muss eher mit Ersatzansprüchen für Raum, Strom und Heizung rechnen als ein Betrieb, der Homeoffice nur als freiwillige Option anbietet.

Wie lassen sich Zuschüsse steuergünstig zahlen?

Das Steuerrecht bietet mehrere Wege, die Arbeitgeber kennen sollten:

  • Dienstgeräte zur Privatnutzung: Darf ein Beschäftigter den betrieblichen Laptop oder das Diensthandy auch privat nutzen, ist dieser Vorteil steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Das gilt auch für Zubehör und Software, die der Betrieb selbst einsetzt.
  • Auslagenersatz: Erstattet der Arbeitgeber Ausgaben, die der Beschäftigte für ihn getätigt hat, bleibt das nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei. Voraussetzung ist eine Abrechnung der tatsächlichen dienstlichen Kosten.
  • Geräte übereignen oder Internet bezuschussen: Schenkt der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn einen Computer samt Zubehör oder zahlt er einen Zuschuss zum Internetanschluss, kann er die Lohnsteuer mit 25 Prozent pauschal übernehmen (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 und Satz 2 EStG).

Ein Rechenbeispiel: Zahlt ein Betrieb 30 Euro Internetzuschuss im Monat zusätzlich zum Gehalt, fallen bei Pauschalierung 7,50 Euro Lohnsteuer an, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Pauschalsteuer trägt der Arbeitgeber, beim Beschäftigten kommen die 30 Euro ungeschmälert an. Wird der Betrag dagegen einfach mit dem Gehalt ausgezahlt, ist er voll steuer- und beitragspflichtig.

Zahlt der Arbeitgeber nichts, können Beschäftigte ihre Kosten in der Steuererklärung geltend machen. Die Tagespauschale beträgt 6 Euro je Homeoffice-Tag, höchstens 1.260 Euro im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG); das Maximum ist mit 210 Tagen erreicht.

Was der Betriebsrat mitbestimmt

Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung mobiler Arbeit mitzubestimmen, die mit Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird (§ 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG). Ob überhaupt Homeoffice angeboten wird, entscheidet der Arbeitgeber; wie es läuft – Ausstattung, Erreichbarkeit, Kostenregeln –, gehört in eine Betriebsvereinbarung. Software, die Verhalten oder Leistung überwachen kann, unterliegt zusätzlich § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Mehr zum Gesamtrahmen steht in unserem Überblick zu mobiler Arbeit und Homeoffice.

Stuhl, Schreibtisch, Licht: Was der Arbeitsschutz verlangt

Auch zu Hause bleibt der Arbeitgeber für den Gesundheitsschutz verantwortlich. Nach § 5 Arbeitsschutzgesetz muss er die Gefährdungen beurteilen, ausdrücklich auch die Gestaltung des Arbeitsplatzes und psychische Belastungen. Ist ein fester Bildschirmarbeitsplatz in der Wohnung vereinbart, gilt er als Telearbeitsplatz im Sinne der Arbeitsstättenverordnung; dann ist es in der Regel Sache des Betriebs, Mobiliar und Arbeitsmittel bereitzustellen. Wie der Unfallversicherungsschutz zu Hause aussieht, erklärt unser Beitrag zum Unfall im Homeoffice.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Prüfen Sie, ob Beschäftigte im Homeoffice noch einen Platz im Betrieb haben. Fehlt er, steigt das Risiko von Ersatzansprüchen für Raumkosten.
  • Stellen Sie Laptop, Headset und gegebenenfalls Bildschirm als Betriebseigentum. Die private Mitnutzung ist steuerfrei, Rückgabe und Datenschutz sind einfacher.
  • Zahlen Sie Zuschüsse für Internet oder Geräte bevorzugt zusätzlich zum Gehalt und pauschal versteuert statt als normalen Lohnbestandteil.
  • Halten Sie Kostenregeln und Ausstattung schriftlich fest, mit Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung.
  • Vergessen Sie die Gefährdungsbeurteilung nicht: Sie gilt auch für Arbeitsplätze in der Wohnung.

Die Hinweise ersetzen keine Beratung im Einzelfall; maßgeblich sind Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung.