Zahlt ein Arbeitgeber versehentlich zu viel Lohn, kann er den Betrag grundsätzlich nach § 812 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zurückfordern, denn für die Überzahlung fehlt der Rechtsgrund. In der Praxis scheitert die Rückforderung aber häufig: an vertraglichen oder tariflichen Ausschlussfristen, am Einwand, das Geld sei schon ausgegeben, oder an Fehlern bei der Verrechnung mit dem nächsten Gehalt. Wie Gerichte damit umgehen, zeigt auch ein aktueller Blog-Beitrag des österreichischen „Standard“ – dort gilt jedoch anderes Recht, das Arbeitnehmer stärker schützt als das deutsche.

Reicht es, wenn der Arbeitgeber den Fehler bemerkt?

Der Anspruch entsteht mit jeder einzelnen Überzahlung und wird sofort fällig – unabhängig davon, ob die Lohnbuchhaltung den Fehler schon kennt. Das ist entscheidend für Ausschlussfristen, die in vielen Arbeits- und Tarifverträgen stehen. Wie teuer das werden kann, zeigt ein Fall des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 10. März 2005 (6 AZR 217/04): Ein öffentlicher Arbeitgeber hatte über Jahre Vollzeit bezahlt, obwohl die Beschäftigte in Teilzeit arbeitete. Die Rückforderung von rund 114.000 Euro scheiterte weitgehend an der sechsmonatigen Ausschlussfrist des damaligen Tarifvertrags, wie der dbb die Entscheidung zusammenfasst. Wer eine Überzahlung entdeckt, sollte deshalb nicht erst die nächste Abrechnung abwarten, sondern den Betrag umgehend schriftlich geltend machen. Ohne Ausschlussfrist gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren (§§ 195, 199 BGB).

Lesen Sie auch Elektronische Entgeltunterlagen: Ab 2027 endet die Ausnahme für Papierordner

Was ist, wenn das Geld schon ausgegeben ist?

Nach § 818 Abs. 3 BGB muss nicht zurückzahlen, wer nicht mehr bereichert ist. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer darlegen, dass das Geld ersatzlos verbraucht wurde, etwa für Lebenshaltung, die er sich sonst nicht geleistet hätte. Hat er damit Schulden getilgt oder es gespart, ist er weiter bereichert.

Jeden Morgen um 6 Uhr das Wichtigste für Personaler: kostenloser Newsletter →

Das BAG gewährt allerdings eine Erleichterung: Ist die Überzahlung geringfügig, gehört der Beschäftigte zu den unteren oder mittleren Einkommensgruppen und spricht nichts gegen einen Verbrauch im Alltag, wird die Entreicherung ohne genaue Belege angenommen (BAG, Urteil vom 18. September 1986, 6 AZR 517/83). Als Richtwert für „geringfügig“ dienen in der Praxis häufig rund zehn Prozent der zustehenden Bezüge. Eine feste Euro-Grenze gibt es nicht.

Der Einwand entfällt, sobald der Beschäftigte die Überzahlung kennt (§ 819 BGB). Wer also einen offensichtlich doppelten Monatslohn bemerkt und ausgibt, kann sich nicht auf Entreicherung berufen. Umgekehrt scheitert die Rückforderung nach § 814 BGB, wenn der Arbeitgeber positiv wusste, dass er nicht zahlen musste – bloßes Kennenmüssen genügt dafür nicht.

Darf der Arbeitgeber einfach vom nächsten Gehalt abziehen?

Nur begrenzt. Nach § 394 BGB ist eine Aufrechnung nur gegen den pfändbaren Teil des Nettolohns zulässig; die Freibeträge ergeben sich aus der Pfändungstabelle zu § 850c der Zivilprozessordnung. Ein Rechenbeispiel zur Orientierung: Liegt der pfändbare Anteil eines Beschäftigten bei 300 Euro im Monat, darf eine Überzahlung von 1.200 Euro nur in Raten von höchstens 300 Euro verrechnet werden – über vier Monate. Wer mehr einbehält, zahlt den Differenzbetrag faktisch nicht aus und riskiert eine Lohnklage. Alternativ kann eine schriftliche Ratenvereinbarung mit dem Beschäftigten getroffen werden.

Wie werden Steuer und Sozialversicherung korrigiert?

Hier gelten zwei verschiedene Logiken, was in Lohnbüros regelmäßig zu Fehlern führt:

  • Lohnsteuer: Zurückgezahlter Lohn ist negativer Arbeitslohn und wird erst im Jahr des tatsächlichen Rückflusses berücksichtigt. Im laufenden Jahr kann der Arbeitgeber den Bruttobetrag mit dem nächsten Lohnzahlungszeitraum verrechnen oder die betroffenen Monate neu abrechnen. Fließt das Geld erst in einem späteren Jahr zurück, wird es vom laufenden Arbeitslohn abgezogen, ohne dass das Vorjahr aufgerollt wird.
  • Sozialversicherung: Die Beiträge werden dagegen rückwirkend für den Monat der Überzahlung korrigiert. Nach Angaben der AOK darf der Arbeitgeber die Korrektur nur dann mit dem laufenden Monat verrechnen, wenn sie nicht mehr als sechs Monate zurückreicht und keine Betriebsprüfung dazwischen lag; sonst ist ein Erstattungsantrag bei der Einzugsstelle nötig. Bereits übermittelte Entgeltmeldungen sind zu stornieren und neu abzugeben.

Weil zurückgefordert wird, was brutto zu viel gezahlt wurde, sollten Forderungsschreiben den Brutto- und den Nettobetrag getrennt ausweisen. Mehr zu den Meldewegen zeigt unser Überblick Lohnabrechnung digital: Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Sofort geltend machen: Überzahlung schriftlich, beziffert und mit Begründung einfordern. Die Ausschlussfrist läuft ab Auszahlung, nicht ab Entdeckung.
  • Ausschlussklauseln prüfen: Gilt im Vertrag eine Frist von drei Monaten, betrifft sie auch Ansprüche des Arbeitgebers. Bei Tarifbindung zählt die tarifliche Frist.
  • Kenntnis des Beschäftigten dokumentieren: Ein frühzeitiger Hinweis auf den Fehler nimmt dem Arbeitnehmer ab diesem Zeitpunkt den Entreicherungseinwand.
  • Pfändungsgrenzen beachten: Verrechnung nur bis zum pfändbaren Betrag oder per Ratenvereinbarung.
  • Klauseln mit Augenmaß: Vertragsklauseln, die den Entreicherungseinwand ausschließen, unterliegen der AGB-Kontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Ihre Wirksamkeit sollte vor der Verwendung arbeitsrechtlich geprüft werden.
  • Ursachen abstellen: Häufige Auslöser sind nicht erfasste Stundenreduzierungen, Austritte und das Ende der Entgeltfortzahlung. Ein Vier-Augen-Prinzip für Stammdatenänderungen beugt vor, gerade vor dem Jahreswechsel – siehe unsere Checkliste zum Jahreswechsel 2026/2027.