Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber in Deutschland die ergänzenden Nachweise zur Lohnabrechnung ohne Befreiungsmöglichkeit elektronisch führen. Die Möglichkeit, sich auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien zu lassen, endet nach § 8 Absatz 3 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) am 31. Dezember 2026. Das trifft vor allem kleinere Betriebe, die Immatrikulationsbescheinigungen, Aufenthaltsnachweise oder Minijob-Anträge bisher in Papierordnern abheften. Ausgenommen von der Pflicht zu Entgeltunterlagen sind nach § 28f SGB IV nur Beschäftigte in privaten Haushalten.

Was ändert sich zum Jahreswechsel eigentlich?

Neu ist die Pflicht selbst nicht. Elektronisch zu führen sind die begleitenden Unterlagen bereits seit dem 1. Januar 2022. Viele Betriebe haben aber die Übergangsregel genutzt. Laut einem Beitrag der IHK Gera (Stand 30. September 2026) gilt die elektronische Führung ab 2027 auch für diese bisher befreiten Arbeitgeber. Ein bestehender Befreiungsbescheid wirkt also nicht über den Jahreswechsel hinaus; eine Verlängerung sieht die derzeit geltende Fassung des § 8 BVV nicht vor.

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Welche Unterlagen fallen unter die Pflicht?

Die Liste steht in § 8 Absatz 2 BVV. Für die Praxis wichtig sind vor allem:

  • Nachweise zur Staatsangehörigkeit und zum Aufenthaltstitel sowie Arbeitserlaubnisse,
  • Nachweise zur Versicherungsfreiheit, etwa Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten,
  • Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs,
  • Unterlagen zu Entsendungen,
  • Daten erstatteter Meldungen und beitragsrelevante Bescheide.

Die Vorschrift verlangt keine vollständig digitale Personalakte, auch wenn die Fachpresse das Thema oft so überschreibt. Abmahnungen oder Bewerbungsunterlagen gehören nicht zu den Entgeltunterlagen und dürfen weiter auf Papier liegen. Gleichwohl ist es in vielen Betrieben sinnvoll, die Ablage für beide Bereiche gemeinsam zu ordnen.

Was passiert mit den alten Papierakten?

Hier kommt es darauf an, ob eine Befreiung vorliegt. Wer sie bewilligt bekommen hat, muss Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum laut IHK Gera nicht zwingend nachträglich digitalisieren; die elektronische Führung gilt für neue Vorgänge ab dem 1. Januar 2027.

Anders liegt der Fall bei Betrieben, die nie einen Antrag gestellt und trotzdem auf Papier weitergearbeitet haben. Nach einem Bericht des Handwerksblatts vom 1. Oktober 2026 können sie die Befreiung bis zum 31. Dezember 2026 rückwirkend nachholen. Wer die Frist verpasst, muss demnach alle relevanten Unterlagen ab dem 1. Januar 2022 für Betriebsprüfungen digital vorhalten. Ob eine Befreiung existiert, sollte daher die erste Frage sein, die Lohnbüros jetzt klären – der Antrag ist formlos und nennt die Betriebsnummer.

Darf das Papieroriginal nach dem Scannen in den Schredder?

Nicht ohne Weiteres. Nach § 9 Absatz 5 BVV sind Papierdokumente, die der Arbeitgeber erhält, in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originale sind aber bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren, sofern nicht andere Vorschriften für das jeweilige Dokument gelten. Das heißt in der Praxis: Bis zur nächsten abgeschlossenen Prüfung liegt das Papier parallel im Archiv. Weitere Vorgaben, etwa für Dokumente mit Unterschriftserfordernis, enthalten die gemeinsamen Grundsätze der Sozialversicherungsträger.

Auch für die Dateien selbst gibt es Regeln. Auf Anforderung ist laut IHK Gera jede Unterlage als eigene, lesbare Datei bereitzustellen, eindeutig zugeordnet nach Dokumentenart, Person und Zeitraum. Als zulässige Formate nennt der Softwareanbieter Lexware unter anderem PDF, TIFF, JPEG und PNG. Ein Sammel-PDF mit allen Nachweisen eines Jahres erfüllt diese Anforderung nicht.

Wie lange müssen die Daten verfügbar bleiben?

Die Frist richtet sich nicht nach einer festen Jahreszahl, sondern nach der Prüfung: Nach § 28f Absatz 1 SGB IV sind Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Prüfung folgt. Endet die letzte Prüfung etwa im Jahr 2028, läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2029. Ein Softwarewechsel darf daher keine Lücke reißen.

Was hat das mit der euBP zu tun?

Beides wird häufig vermischt. Die Entgeltunterlagen sind der Inhalt; die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist der Übertragungsweg, auf dem die Rentenversicherung Daten aus dem Abrechnungsprogramm erhält. Der Verzicht auf diese Übermittlung ist in § 126 SGB IV geregelt und derzeit auf Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 begrenzt.

Bei dieser Frist ist der Stand uneinheitlich: Mehrere AOK-Seiten nennen die euBP ab 2027 verpflichtend für alle. Eine andere AOK-Seite erwartet dagegen eine Verlängerung um ein Jahr bis Ende 2027 durch das noch nicht abgeschlossene Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Arbeitsförderung. Im Regierungsentwurf (Bundestagsdrucksache 21/7870) fand Personalblatt dazu keine Regelung; sie könnte erst im weiteren Verfahren hinzukommen. Betriebe sollten sich darauf nicht verlassen. Für die Führung der Unterlagen nach § 8 BVV nennen die gesichteten Quellen ohnehin keine Verlängerung.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Befreiung klären: Prüfen Sie bis Ende November, ob ein Bescheid vorliegt. Falls nicht und noch auf Papier gearbeitet wird, sollte die rückwirkende Antragstellung beim zuständigen Prüfdienst bis zum 31. Dezember erwogen werden; im Zweifel mit dem Steuerberater.
  • Bestand erfassen: Listen Sie je Beschäftigtengruppe auf, welche Nachweise wo liegen – Ordner, E-Mail-Anhänge, Einzelscans. Werkstudenten, Minijobber und ausländische Beschäftigte zuerst.
  • Eingang umstellen: Fordern Sie Nachweise ab Januar nur noch digital an. § 8 Absatz 3 BVV sieht vor, dass Beschäftigte und Stellen sie elektronisch zur Verfügung stellen.
  • Datenschutz mitdenken: Aufenthaltstitel und Bescheide sind sensible Daten. Zugriffsrechte und Löschkonzept gehören in die Vorgaben für HR-Software; beim Scan-Dienstleister ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig.
  • Probelauf machen: Lassen Sie sich testweise alle Unterlagen eines Beschäftigten bereitstellen. Gelingt das nicht, wird es bei der Betriebsprüfung teuer: Nach § 28f Absatz 2 SGB IV kann der Prüfer bei mangelhaften Aufzeichnungen Beiträge von der Summe der Arbeitsentgelte fordern und die Entgelte notfalls schätzen.