Arbeitgeber in Deutschland übermitteln nahezu alle Daten aus der Lohnabrechnung elektronisch: Meldungen zur Sozialversicherung nach § 28a des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV), Beitragsnachweise an die Krankenkassen sowie Lohnsteuer-Anmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung nach dem Einkommensteuergesetz (EStG). Die Übermittlung erfolgt aus systemgeprüften Programmen oder mit maschinell erstellten Ausfüllhilfen. Für jede Meldung gelten feste Fristen.

Welche Meldungen gehen an die Sozialversicherung?

Den Rahmen bildet § 28a SGB IV. Er verpflichtet Arbeitgeber, für jeden versicherten Beschäftigten Beginn und Ende der Beschäftigung sowie zahlreiche weitere Ereignisse an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle zu melden. Die DEÜV regelt die Fristen:

Lesen Sie auch Midijob 2026: Was Arbeitgeber im Übergangsbereich abrechnen müssen

  • Anmeldung: mit der ersten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (§ 6 DEÜV).
  • Abmeldung: mit der nächsten folgenden Lohnabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende (§ 8 DEÜV).
  • Jahresmeldung: für alle am 31. Dezember versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Abrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres (§ 10 DEÜV).
  • Jahresmeldung zur Unfallversicherung: für jeden im Kalenderjahr unfallversicherten Beschäftigten zum 16. Februar des Folgejahres (§ 28a Absatz 2a SGB IV).

Wann ist eine Sofortmeldung nötig?

In Branchen mit erhöhtem Risiko von Schwarzarbeit muss der Tag des Beschäftigungsbeginns nach § 28a Absatz 4 SGB IV spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung gemeldet werden. Das Gesetz nennt unter anderem Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.

Wann sind Beitragsnachweis und Beiträge fällig?

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist nach § 23 Absatz 1 SGB IV in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Arbeit geleistet wurde. Ein verbleibender Restbetrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Alternativ dürfen Arbeitgeber den Betrag des Vormonats zahlen und die Differenz im Folgemonat ausgleichen.

Den Beitragsnachweis müssen Arbeitgeber nach § 28f Absatz 3 SGB IV zwei Arbeitstage vor Fälligkeit elektronisch übermitteln. Geht er nicht rechtzeitig ein, darf die Krankenkasse das beitragspflichtige Entgelt schätzen, bis der Nachweis ordnungsgemäß vorliegt.

Welche Daten fließen zum Finanzamt?

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale wie Steuerklasse und Kinderfreibeträge stellt das Bundeszentralamt für Steuern nach § 39e EStG zum elektronischen Abruf bereit (ELStAM). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist nach § 41a EStG spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums elektronisch an das Betriebsstättenfinanzamt zu übermitteln; die einbehaltene Lohnsteuer ist bis dahin abzuführen. Der Anmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Betrug die Lohnsteuer im Vorjahr mehr als 1.080 Euro, aber nicht mehr als 5.000 Euro, ist es das Quartal; bei höchstens 1.080 Euro das Kalenderjahr.

Nach Abschluss des Lohnkontos – am Jahresende oder bei Ausscheiden – übermittelt der Arbeitgeber die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach § 41b EStG bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres. Die Lohnkonten sind nach § 41 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren.

Welche weiteren Verfahren laufen über die Abrechnung?

Der GKV-Spitzenverband listet auf seiner Plattform für den Datenaustausch weitere Arbeitgeberverfahren auf, darunter den Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Bescheinigungen für Entgeltersatzleistungen, Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz und das A1-Verfahren für Entsendungen ins Ausland. Auch die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung lässt sich elektronisch unterstützen. Für die Sozialversicherungsmeldungen ohne eigenes Abrechnungsprogramm steht das SV-Meldeportal zur Verfügung.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Einen Fristenkalender für Beitragsnachweis, Beitragszahlung, Lohnsteuer-Anmeldung und die Jahresmeldungen im Februar führen.
  • Prüfen, ob der Betrieb einer Branche mit Sofortmeldepflicht angehört, und den Meldeprozess vor dem ersten Arbeitstag neuer Beschäftigter verankern.
  • Bei der Wahl einer Abrechnungssoftware auf die Systemprüfung achten; Meldungen müssen aus geprüften Programmen oder Ausfüllhilfen stammen.
  • Rückmeldungen der Krankenkassen und Finanzverwaltung regelmäßig abholen und Fehlerprotokolle zeitnah bearbeiten.
  • Wer die Abrechnung an Steuerberatung oder Dienstleister auslagert, sollte Zuständigkeiten, Datenlieferungen und Kontrollen schriftlich regeln. Bei Fragen im Einzelfall helfen Krankenkasse, Finanzamt oder steuerliche Beratung.