Gesetzlicher Resturlaub verfällt in Deutschland nicht automatisch zum Jahresende. Nach § 7 Abs. 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) muss Urlaub zwar im laufenden Kalenderjahr genommen werden, bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen spätestens bis zum 31. März des Folgejahres. Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 19. Februar 2019 (Az. 9 AZR 541/15) gilt aber: Der Anspruch erlischt nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten vorher konkret aufgefordert hat, ihren Urlaub zu nehmen, und ihnen klar und rechtzeitig mitgeteilt hat, dass er sonst verfällt. Wer diesen Hinweis versäumt, schleppt offene Urlaubstage über Jahre mit.

Was steht im Gesetz – und was hat die Rechtsprechung daraus gemacht?

Der Wortlaut von § 7 BUrlG sieht keine Mitwirkung des Arbeitgebers vor. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied jedoch am 6. November 2018 (Rs. C-684/16), dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub aus der europäischen Arbeitszeitrichtlinie nicht untergehen darf, nur weil Beschäftigte ihn nicht beantragt haben. Das BAG legt das deutsche Gesetz seitdem richtlinienkonform aus: Verfall setzt voraus, dass der Arbeitgeber seine sogenannten Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Beweisen muss er das im Streitfall selbst.

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Hinzu kommt die Verjährung. Mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 266/20) entschied das BAG im Anschluss an den EuGH (Rs. C-120/21), dass die dreijährige Verjährungsfrist nach § 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) erst am Ende des Jahres beginnt, in dem der Arbeitgeber auf Anspruch und Verfall hingewiesen hat. Im entschiedenen Fall ging es um 101 Urlaubstage aus mehreren Jahren.

Wie muss der Hinweis aussehen?

Die Gerichte verlangen einen Hinweis, der drei Anforderungen erfüllt:

  • Konkret: Er nennt die Zahl der offenen Urlaubstage für das jeweilige Jahr.
  • Individuell: Er richtet sich an die einzelne Person. Eine Klausel im Arbeitsvertrag, ein Aushang am Schwarzen Brett oder ein allgemeiner Hinweis im Intranet genügt nach der BAG-Rechtsprechung nicht.
  • Rechtzeitig: Der Urlaub muss nach dem Hinweis noch tatsächlich genommen werden können. Ein Schreiben am 20. Dezember zu 15 offenen Tagen erfüllt das nicht.

Inhaltlich gehören drei Aussagen hinein: wie viele Tage noch offen sind, die Aufforderung, sie bis zum Jahresende zu beantragen und zu nehmen, und die Folge, dass sie andernfalls mit Ablauf des 31. Dezember oder bei zulässiger Übertragung des 31. März verfallen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Weil der Arbeitgeber den Zugang beweisen muss, empfiehlt sich Textform, etwa per E-Mail mit Lesebestätigung oder über das HR-Portal, und eine Kopie in der Personalakte.

Welcher Zeitpunkt ist sinnvoll?

Viele Unternehmen informieren zweimal: zu Jahresbeginn mit dem neuen Urlaubsanspruch und im Herbst mit dem aktuellen Reststand. Der Herbsttermin, etwa Ende September oder im Oktober, lässt genug Zeit für die Planung. Wer den Termin für 2026 verpasst hat, sollte den Hinweis jetzt sofort nachholen. Ob er für die Tage, die bis Jahresende nicht mehr realistisch genommen werden können, noch wirkt, ist nach der Rechtsprechung zweifelhaft. Wie viele Tage überhaupt offen sind, hängt bei Teilzeit oder einem Wechsel der Arbeitstage von der richtigen Berechnung ab; die Regeln dazu stehen in unserem Beitrag zum Urlaubsanspruch bei Teilzeit und Wechsel der Arbeitstage.

Was gilt bei langer Krankheit?

Sind Beschäftigte das ganze Jahr über arbeitsunfähig, verfällt gesetzlicher Urlaub nach ständiger BAG-Rechtsprechung spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Auf den Hinweis kommt es dabei nicht an, weil er die Urlaubnahme ohnehin nicht ermöglicht hätte. Anders liegt es, wenn die Person im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet hat und erst später erkrankt ist. Für diesen Fall entschied das BAG ebenfalls am 20. Dezember 2022 (Az. 9 AZR 245/19), nach Urteilen des EuGH vom 22. September 2022 (Rs. C-518/20 und C-727/20): Der Urlaub aus diesem Jahr verfällt nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig vor der Erkrankung hätte hinweisen können und das auch getan hat. Für Langzeitkranke lohnt deshalb ein Hinweis bereits zu Jahresbeginn.

Gilt das auch für vertraglichen Mehrurlaub?

Die strengen Regeln betreffen den gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen nach § 3 BUrlG, bei einer Fünftagewoche also 20 Arbeitstage. Für zusätzlichen Urlaub aus Arbeits- oder Tarifvertrag können die Vertragsparteien eigene Verfallsregeln vereinbaren. Das setzt voraus, dass der Vertrag klar zwischen gesetzlichem und übergesetzlichem Urlaub unterscheidet. Fehlt eine solche Trennung, behandeln die Gerichte den gesamten Urlaub in der Regel wie den gesetzlichen.

Was passiert beim Ausscheiden?

Endet das Arbeitsverhältnis, ist nicht genommener Urlaub nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten. Hat der Arbeitgeber in früheren Jahren nie hingewiesen, können sich dabei erhebliche Summen ansammeln. Der Anspruch auf Abgeltung verjährt nach einem weiteren BAG-Urteil vom 31. Januar 2023 (Az. 9 AZR 456/20) grundsätzlich in drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Bei Trennungen sollte der Urlaubsstand daher früh geklärt und etwa in einem Aufhebungsvertrag ausdrücklich geregelt werden. Auf den gesetzlichen Mindesturlaub kann dort allerdings nicht wirksam verzichtet werden, solange das Arbeitsverhältnis besteht.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Reststände prüfen: Noch im November für alle Beschäftigten die offenen Tage 2026 und etwaige Altansprüche aus Vorjahren ermitteln.
  • Hinweis sofort versenden: Individuell, mit Zahl der Tage, Aufforderung und Verfallsdatum, in Textform und mit Zugangsnachweis.
  • Altlasten nicht übersehen: Fehlten Hinweise in früheren Jahren, bestehen die alten Ansprüche fort. Ein Hinweis jetzt kann den Verfall für die Zukunft einleiten.
  • Verträge prüfen: Mehrurlaub sollte klar vom gesetzlichen Urlaub getrennt und mit eigener Verfallsregel versehen sein.
  • Langzeitkranke einbeziehen: Den Hinweis auch an arbeitsunfähige Beschäftigte senden, am besten zu Jahresbeginn.
  • Jahreswechsel planen: Weitere Fristen und Änderungen zum 1. Januar fasst die Checkliste zum Jahreswechsel 2026/2027 zusammen.

Dieser Beitrag gibt die allgemeine Rechtslage wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.