Urlaubsanspruch richtig berechnen: Teilzeit, Wechsel der Arbeitstage, Ein- und Austritt

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach § 3 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) 24 Werktage im Jahr. Weil das Gesetz alle Kalendertage außer Sonn- und Feiertagen als Werktage zählt, entspricht das vier Wochen Urlaub. Für Beschäftigte mit weniger als sechs Arbeitstagen pro Woche muss der Anspruch in Arbeitstage umgerechnet werden. Bei einem Ein- oder Austritt im Laufe des Jahres regeln die §§ 4 bis 6 BUrlG, ob der volle Anspruch oder nur ein Teil davon zusteht.

Wie wird der Urlaub in Arbeitstage umgerechnet?

Die Umrechnung folgt einer einfachen Verhältnisrechnung: Urlaubsanspruch geteilt durch die Zahl der Tage, die das Gesetz oder der Vertrag zugrunde legt, mal die tatsächlichen Arbeitstage pro Woche. Für den gesetzlichen Mindesturlaub heißt das bei einer Fünftagewoche: 24 Werktage geteilt durch 6, mal 5, ergibt 20 Arbeitstage. Wer an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat Anspruch auf 12 Arbeitstage.

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Sieht der Arbeitsvertrag zum Beispiel 30 Urlaubstage auf Basis einer Fünftagewoche vor, erhält eine Teilzeitkraft mit vier Arbeitstagen 30 geteilt durch 5, mal 4, also 24 Tage. Entscheidend ist die Zahl der Arbeitstage, nicht die Zahl der Stunden. Wer an fünf Tagen jeweils verkürzt arbeitet, hat deshalb ebenso viele Urlaubstage wie eine Vollzeitkraft. In beiden Fällen ergibt sich dieselbe Zahl freier Wochen.

Was gilt beim Wechsel der Arbeitstage im laufenden Jahr?

Wechseln Beschäftigte unterjährig von Vollzeit in Teilzeit mit weniger Arbeitstagen, darf bereits erworbener Urlaub nicht nachträglich gekürzt werden. Das hat der Europäische Gerichtshof am 13. Juni 2013 (Rechtssache C-415/12) entschieden; das Bundesarbeitsgericht hat sich dem mit Urteil vom 10. Februar 2015 (9 AZR 53/14) angeschlossen und seine frühere Rechtsprechung aufgegeben. Eine pauschale Umrechnung des gesamten Jahresurlaubs auf die neue Arbeitstage-Zahl benachteiligt nach dieser Rechtsprechung Teilzeitbeschäftigte.

Ein Beispiel aus dem vom Bundesarbeitsgericht entschiedenen Fall, wie es die Kanzlei Osborne Clarke aufbereitet hat: Bei 30 Urlaubstagen in einer Fünftagewoche und einem Wechsel in eine Viertagewoche zur Jahresmitte stehen für das erste Halbjahr 15 Tage zu und für das zweite Halbjahr 12 Tage, insgesamt also 27 statt der vom Arbeitgeber errechneten 24 Tage. Arbeitgebern wird deshalb häufig empfohlen, darauf hinzuwirken, dass Urlaub möglichst vor einem solchen Wechsel genommen wird.

Wann entsteht der volle Anspruch bei Eintritt?

Den vollen Jahresurlaub erwerben Beschäftigte nach § 4 BUrlG erst, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat (Wartezeit). Wird die Wartezeit im Eintrittsjahr nicht mehr erfüllt, besteht nach § 5 Absatz 1 Buchstabe a BUrlG ein Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses. Beispiel: Bei Eintritt am 1. September und 20 Urlaubstagen ergeben vier volle Monate 6,67 Tage. Bruchteile von mindestens einem halben Tag sind nach § 5 Absatz 2 BUrlG aufzurunden, der Anspruch beträgt also sieben Tage. Diesen Teilurlaub müssen Arbeitgeber auf Verlangen der Beschäftigten ins nächste Jahr übertragen (§ 7 Absatz 3 BUrlG).

Was gilt beim Austritt?

Scheidet jemand vor Erfüllung der Wartezeit aus oder verlässt den Betrieb nach erfüllter Wartezeit in der ersten Jahreshälfte, gibt es ebenfalls nur ein Zwölftel pro vollem Monat (§ 5 Absatz 1 Buchstabe b und c BUrlG). Bei einem Austritt zum 31. März stehen bei 20 Urlaubstagen also fünf Tage zu. Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, behält den vollen gesetzlichen Jahresurlaub. Hat ein Beschäftigter vor dem Austritt in der ersten Jahreshälfte schon mehr Urlaub erhalten, kann das gezahlte Urlaubsentgelt nach § 5 Absatz 3 BUrlG nicht zurückgefordert werden.

Kann der Urlaub wegen der Beendigung nicht mehr genommen werden, ist er nach § 7 Absatz 4 BUrlG abzugelten. Außerdem müssen Arbeitgeber nach § 6 Absatz 2 BUrlG eine Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen. Der neue Arbeitgeber muss Urlaub, den ein früherer Arbeitgeber für dasselbe Jahr bereits gewährt hat, nach § 6 Absatz 1 BUrlG nicht noch einmal gewähren.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

• Die Regeln des BUrlG betreffen den gesetzlichen Mindesturlaub. Für vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub können abweichende Regelungen gelten; maßgeblich ist der jeweilige Vertrag oder Tarifvertrag.
• Bei Teilzeit immer auf Basis der Arbeitstage pro Woche rechnen, nicht auf Basis der Stunden.
• Vor einem Wechsel in eine Teilzeit mit weniger Arbeitstagen den offenen Urlaub erfassen und eine Planung mit den Beschäftigten besprechen.
• Bei Neueinstellungen die Urlaubsbescheinigung des Vorarbeitgebers anfordern, um Doppelansprüche zu vermeiden.
• Für Jugendliche gelten nach § 19 des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) höhere Mindestansprüche von 25 bis 30 Werktagen.
• In komplizierten Konstellationen, etwa bei unregelmäßigen Arbeitszeiten, empfiehlt sich eine Prüfung im Einzelfall.