Eine gesetzliche Definition der Personalakte gibt es nicht. Gemeint ist die Sammlung aller Unterlagen, die ein Arbeitgeber über eine beschäftigte Person führt – auf Papier, digital oder verteilt auf mehrere Systeme. Was hinein darf, bestimmt vor allem § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Verbindung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Das Recht auf Einsicht regelt § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG); hinzu kommt der Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO.

Welche Unterlagen gehören in die Personalakte?

Nach § 26 Absatz 1 BDSG dürfen Arbeitgeber Daten von Beschäftigten verarbeiten, wenn das für die Entscheidung über die Einstellung, für die Durchführung oder für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Typischerweise sind das der Arbeitsvertrag und seine Änderungen, Qualifikationsnachweise, Angaben für Lohnsteuer und Sozialversicherung, Bescheinigungen über Elternzeit oder Urlaub, Zeugnisse sowie Abmahnungen.

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Maßstab ist stets die Erforderlichkeit. Private Notizen von Vorgesetzten, Gerüchte oder Informationen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis haben in der Akte nichts zu suchen. Die Regeln gelten nach § 26 Absatz 7 BDSG ausdrücklich auch für Unterlagen, die nicht in einem Dateisystem gespeichert sind – also auch für die klassische Papierakte.

Was gilt für Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten zählen zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO. § 26 Absatz 3 BDSG erlaubt ihre Verarbeitung nur, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung von Pflichten aus Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht oder Sozialschutz nötig ist und kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse der betroffenen Person entgegensteht. Zudem verlangt das Gesetz angemessene Schutzmaßnahmen. In der Praxis bewahren viele Betriebe solche Unterlagen – etwa zum betrieblichen Eingliederungsmanagement – getrennt von der übrigen Akte auf und beschränken den Zugriff auf wenige Personen.

Wer darf die Personalakte einsehen?

§ 83 Absatz 1 BetrVG gibt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Recht, in die über sie geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Sie können dazu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen, das über den Inhalt Stillschweigen bewahren muss, solange es nicht im Einzelfall davon entbunden wird. Nach § 83 Absatz 2 BetrVG können Beschäftigte zudem verlangen, dass ihre eigenen Erklärungen zum Inhalt der Akte beigefügt werden – etwa eine Gegendarstellung zu einer Abmahnung.

Für die Praxis heißt das: Wer Teile der Akte an verschiedenen Orten oder in mehreren Systemen führt, sollte wissen, wo welche Unterlagen liegen, um eine Einsicht vollständig ermöglichen zu können.

Was ergibt sich aus der DSGVO?

Unabhängig vom Betriebsverfassungsrecht haben Beschäftigte nach Artikel 15 DSGVO einen Anspruch auf Auskunft über die zu ihrer Person verarbeiteten Daten. Der Arbeitgeber muss außerdem eine Kopie dieser Daten zur Verfügung stellen; für weitere Kopien darf er ein angemessenes Entgelt verlangen. Artikel 12 Absatz 3 DSGVO setzt dafür eine Frist: Die Antwort muss unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags erfolgen. Bei komplexen Anfragen kann die Frist um zwei weitere Monate verlängert werden, worüber die betroffene Person innerhalb des ersten Monats unter Angabe der Gründe zu informieren ist.

Falsche Angaben müssen nach Artikel 16 DSGVO berichtigt werden. Arbeitsgerichte erkennen zudem einen Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung aus der Personalakte an.

Wie lange werden die Unterlagen aufbewahrt?

Endet das Arbeitsverhältnis, dürfen Daten nur so lange gespeichert bleiben, wie ein Zweck oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Für die Lohnkonten schreibt § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG) vor, dass sie bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren sind. Andere Unterlagen ohne eigene Aufbewahrungspflicht sind nach Wegfall des Zwecks zu löschen oder zu vernichten.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Für jede Unterlagenart sollte festgelegt sein, wer sie zur Akte nimmt, wer Zugriff hat und wann sie gelöscht wird. Ein Löschkonzept erleichtert den Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht.
  • Gesundheitsbezogene Unterlagen gesondert und mit eingeschränktem Zugriff aufbewahren.
  • Anfragen nach Einsicht oder Auskunft dokumentieren und die Monatsfrist des Artikels 12 DSGVO im Blick behalten.
  • Gegendarstellungen von Beschäftigten auf Verlangen der Akte beifügen, wie es § 83 Absatz 2 BetrVG vorsieht.
  • Bei strittigen Fragen, etwa zur Entfernung einer Abmahnung, empfiehlt sich die Prüfung im Einzelfall durch den Datenschutzbeauftragten oder eine arbeitsrechtliche Beratung.