Absage an Bewerber: Was hineingehört, was nicht – und welche Fristen sie startet

Eine Absage an Bewerber ist für Arbeitgeber in Deutschland nicht nur eine Frage der Höflichkeit. Nach § 15 Abs. 4 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) müssen abgelehnte Bewerber Ansprüche wegen Benachteiligung innerhalb von zwei Monaten schriftlich geltend machen, und diese Frist beginnt ausdrücklich erst mit dem Zugang der Ablehnung. Wer Kandidaten ohne Nachricht im Unklaren lässt, hält damit das Haftungsfenster offen. Wer zu viel begründet, liefert unter Umständen die Indizien, auf die es in einem Entschädigungsprozess ankommt.

Warum beginnt ohne Absage keine Frist?

Der Wortlaut des § 15 AGG ist eindeutig: Im Fall einer Bewerbung läuft die Zweimonatsfrist ab dem Zugang der Ablehnung. Fachbeiträge zur Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts halten fest, dass bloßes Schweigen des Arbeitgebers die Ausschlussfrist nicht in Gang setzt; nötig ist eine auf den einzelnen Bewerber bezogene Ablehnung. Nach der Geltendmachung folgt eine zweite Frist: Die Klage muss nach § 61b Abs. 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes (ArbGG) innerhalb von drei Monaten erhoben werden.

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Für die Praxis heißt das: Das sogenannte Ghosting, also das kommentarlose Verstummen nach Bewerbung oder Gespräch, schadet nicht nur der Arbeitgebermarke. Es verschiebt auch den Zeitpunkt, ab dem das Unternehmen bei einem Verfahren sicher sein kann, dass keine Forderung mehr kommt. Wie teuer AGG-Fälle im Recruiting werden können, zeigt der Fall mit 236.000 Euro Forderung nach einer Absage.

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Muss die Absage begründet werden?

Private Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht verpflichtet, eine Absage zu begründen. Einen Anspruch auf Einstellung gibt es ebenfalls nicht, auch nicht bei einer Benachteiligung (§ 15 Abs. 6 AGG). Gerade deshalb ist jede zusätzliche Erklärung ein Risiko: Nach § 22 AGG genügt es, dass ein Bewerber Indizien vorträgt, die eine Benachteiligung wegen Alter, Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität vermuten lassen. Dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass kein Verstoß vorlag.

Eine wichtige Ausnahme betrifft schwerbehinderte Bewerber. Erfüllt ein Arbeitgeber seine Beschäftigungspflicht nicht und ist die Schwerbehindertenvertretung mit der geplanten Entscheidung nicht einverstanden, muss er die Entscheidung mit ihr erörtern und alle Beteiligten unter Darlegung der Gründe unterrichten (§ 164 Abs. 1 SGB IX). Öffentliche Arbeitgeber müssen schwerbehinderte Bewerber zudem grundsätzlich zum Vorstellungsgespräch einladen.

Welche Formulierungen Arbeitgeber meiden sollten

Riskant sind Begründungen, die an ein geschütztes Merkmal anknüpfen oder so verstanden werden können. Typische Beispiele aus der Praxis:

• Hinweise auf das Team („passt nicht in unser junges Team“) oder auf eine „Überqualifikation“, die als Altersbezug gelesen werden kann.
• Sprachanforderungen wie „Deutsch als Muttersprache“ statt einer konkreten Anforderung an das Sprachniveau.
• Bemerkungen zu Familienplanung, Kinderbetreuung, Gesundheit oder Fehlzeiten.
• Unterschiedliche Absagetexte für vergleichbare Bewerber, die sich nur in einem Merkmal unterscheiden.

Bewährt hat sich ein kurzer, einheitlicher Text: Dank für die Bewerbung, die Mitteilung, dass man sich für eine andere Person entschieden hat, und ein Hinweis zur Datenlöschung. Inhaltliche Rückmeldungen im persönlichen Telefonat sollten sich auf die Anforderungen der Stelle beziehen, wie sie in der Ausschreibung stehen. Wie diese selbst diskriminierungsfrei formuliert wird, beschreibt unser Beitrag zu Stellenanzeigen ohne Diskriminierung.

Wie lange dürfen Unterlagen abgelehnter Bewerber gespeichert werden?

Eine feste gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt es nicht. Aus den beiden Fristen – zwei Monate nach § 15 Abs. 4 AGG und drei Monate nach § 61b ArbGG – leitet die Datenschutzpraxis ab, dass Unterlagen bis zu sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden können; der zusätzliche Monat soll Postlauf und Bearbeitung abdecken. Danach sind die Daten nach Art. 17 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu löschen, wenn kein Verfahren läuft. Wer Bewerber für spätere Stellen im Talentpool behalten will, braucht deren Einwilligung. Einzelheiten stehen in unserem Überblick zu Speicherfristen für Bewerberdaten.

Zentral ist der Zusammenhang: Die Sechs-Monats-Rechnung setzt einen klaren Abschluss voraus. Ohne Absage fehlt der Startpunkt für die Frist – und damit auch ein sauberer Löschtermin.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

• Jedem Bewerber, der nicht genommen wird, eine individuelle Absage schicken; E-Mail genügt, der Versandzeitpunkt sollte im Bewerbermanagement dokumentiert sein.
• Einen einheitlichen, neutralen Absagetext verwenden und Freitextbegründungen vermeiden.
• Auswahlentscheidungen intern anhand der ausgeschriebenen Anforderungen begründen und ablegen, um im Streitfall die Vermutung nach § 22 AGG widerlegen zu können.
• Bei schwerbehinderten Bewerbern die Beteiligungspflichten nach § 164 SGB IX prüfen.
• Für jeden abgeschlossenen Vorgang einen Löschtermin setzen, der sich am Zugang der Absage orientiert; im Einzelfall rechtlich prüfen lassen, wenn ein Bewerber bereits Ansprüche angekündigt hat.