Arbeitgeber dürfen Unterlagen abgelehnter Bewerber nur so lange speichern, wie es für das Auswahlverfahren und die Abwehr möglicher Rechtsansprüche erforderlich ist. Eine gesetzlich festgelegte Aufbewahrungs- oder Löschfrist gibt es nicht, wie der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen in einer im Juli 2026 aktualisierten FAQ festhält. Maßgeblich sind vielmehr die Fristen, innerhalb derer Bewerber gegen die Auswahlentscheidung vorgehen können. Wer Daten darüber hinaus für spätere Stellen nutzen will, braucht in aller Regel eine Einwilligung.

Auf welcher Rechtsgrundlage werden Bewerberdaten verarbeitet?

Lange stützten Arbeitgeber die Verarbeitung von Bewerberdaten auf § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Seit einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 30. März 2023 in der Rechtssache C-34/21 bestehen Zweifel, ob diese Vorschrift mit dem Unionsrecht vereinbar ist. Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit weist darauf hin, dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unmittelbar gilt und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage für Verarbeitungen zur Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses herangezogen werden kann. Die niedersächsische Aufsicht nennt für die Speicherung über das Verfahren hinaus zusätzlich das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

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In jedem Fall gelten die Grundsätze aus Art. 5 DSGVO: Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Zudem müssen Bewerber nach Art. 13 DSGVO bei der Erhebung ihrer Daten informiert werden, auch über die geplante Speicherdauer.

Wie lange dürfen Unterlagen nach einer Absage gespeichert werden?

Die Aufbewahrung nach Abschluss des Verfahrens rechtfertigt sich vor allem mit möglichen Klagen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Abgelehnte Bewerber müssen Entschädigungsansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend machen. Für die anschließende Klage bleiben ihnen nach § 61b des Arbeitsgerichtsgesetzes (ArbGG) drei weitere Monate. Die niedersächsische Aufsicht verweist ausdrücklich auf dieses Zusammenspiel und darauf, dass die Auswahlentscheidung dokumentiert werden muss.

Die Behörden formulieren die Frist unterschiedlich konkret. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg sieht in seinen eigenen Hinweisen für Bewerber die Vernichtung der Unterlagen zwei Monate nach Zugang der Ablehnung vor, sofern keine längere Speicherung zur Verteidigung von Rechtsansprüchen nötig ist. Wird tatsächlich ein Anspruch geltend gemacht, dürfen die Unterlagen entsprechend länger aufbewahrt werden. Nach Ablauf der Frist sind die Daten nach Art. 17 DSGVO zu löschen, und zwar in allen Systemen, einschließlich E-Mail-Postfächern und Kopien bei Fachabteilungen.

Was gilt für Talentpools und Initiativbewerbungen?

Wer Bewerber für künftige Stellen vormerken will, benötigt nach Auffassung der Aufsichtsbehörden eine informierte, freiwillige Einwilligung. Der Hamburgische Datenschutzbeauftragte empfiehlt, die Einwilligung in Textform einzuholen und darin mindestens Zweck, verarbeitete Daten, Speicherdauer und Widerrufsmöglichkeit zu nennen. Einwilligungen gelten nicht unbegrenzt. Die Behörde rät, sie zunächst für einen angemessenen Zeitraum einzuholen und danach erneut nachzufragen. Reagiert die Person nicht, sind die Daten unverzüglich zu löschen. Je nach Branche und üblicher Besetzungsdauer hält sie Speicherfristen von einigen Monaten bis in Einzelfällen zu mehreren Jahren für denkbar.

Für Initiativbewerbungen gilt nach der niedersächsischen FAQ dieselbe Logik: Eine längere Speicherung ist nur mit Einwilligung und klar begrenztem Zweck zulässig. Für Gesundheitsdaten gelten die strengeren Anforderungen des Art. 9 DSGVO.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Ein schriftliches Löschkonzept für Bewerberdaten mit festen Fristen und Verantwortlichkeiten hilft, die Speicherbegrenzung nachweisbar einzuhalten.
  • Die Frist sollte sich an den Klagefristen nach AGG und ArbGG orientieren; eine pauschal deutlich längere Speicherung ohne konkreten Anlass ist angreifbar.
  • Talentpools sollten nur mit gesonderter, freiwilliger und befristeter Einwilligung geführt werden. Die Teilnahme am laufenden Verfahren darf davon nicht abhängen.
  • Die Datenschutzinformation für Bewerber sollte die tatsächliche Speicherdauer nennen und mit der gelebten Praxis übereinstimmen.
  • Bei Zweifeln im Einzelfall, etwa bei laufenden Streitigkeiten, empfiehlt sich die Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten.