Arbeitgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten müssen eine interne Meldestelle einrichten und betreiben, an die sich Beschäftigte mit Hinweisen auf Rechtsverstöße wenden können. Das schreibt § 12 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) vor. Für Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht nach der Übergangsregel in § 42 HinSchG seit dem 17. Dezember 2023, für größere Unternehmen bereits seit Juli 2023. Wer keine Meldestelle betreibt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 20.000 Euro (Stand: November 2026).

Wer muss eine Meldestelle einrichten?

Maßgeblich ist die regelmäßige Zahl der Beschäftigten, nicht ein Stichtag. Unterhalb von 50 Beschäftigten besteht grundsätzlich keine Pflicht. § 12 Absatz 3 HinSchG nennt aber Ausnahmen, für die die Pflicht unabhängig von der Größe gilt, darunter Wertpapierdienstleister, Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Versicherungsunternehmen.

Lesen Sie auch KI im Recruiting: Die Hochrisiko-Pflichten kommen erst 2027 – was trotzdem schon gilt

Kleinere Betriebe ohne Pflicht dürfen trotzdem eine Meldestelle anbieten. Das kann sinnvoll sein, weil Beschäftigte sich sonst direkt an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (§ 19 HinSchG) wenden.

Jeden Morgen um 6 Uhr das Wichtigste für Personaler: kostenloser Newsletter →

Wie darf die Meldestelle organisiert sein?

§ 14 HinSchG lässt drei Modelle zu: eine einzelne beschäftigte Person, eine Arbeitseinheit aus mehreren Beschäftigten oder einen externen Dienstleister, etwa eine Kanzlei. Wer einen Dritten beauftragt, bleibt nach dem Gesetz selbst dafür verantwortlich, gemeldete Verstöße abzustellen.

Private Arbeitgeber mit 50 bis 249 Beschäftigten können sich nach § 14 Absatz 2 HinSchG eine gemeinsame Meldestelle teilen. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen und der hinweisgebenden Person Rückmeldung zu geben, verbleibt aber bei jedem einzelnen Betrieb.

Die beauftragten Personen müssen nach § 15 HinSchG unabhängig arbeiten können und die nötige Fachkunde haben. Sie dürfen andere Aufgaben wahrnehmen, solange daraus kein Interessenkonflikt entsteht. Ein Geschäftsführer, gegen den sich Meldungen richten könnten, ist deshalb eine schlechte Wahl.

Welche Meldekanäle sind vorgeschrieben?

Nach § 16 HinSchG müssen Meldungen mündlich oder in Textform möglich sein, mündlich per Telefon oder einer anderen Sprachübermittlung. Auf Wunsch ist ein persönliches Treffen anzubieten, mit Einwilligung auch per Video. Der Kanal muss auch Leiharbeitnehmern offenstehen, die im Betrieb eingesetzt sind.

Anonyme Meldungen sollen bearbeitet werden. Eine Pflicht, den Kanal technisch für anonyme Meldungen auszulegen, besteht nach § 16 Absatz 1 HinSchG ausdrücklich nicht. Zugriff auf eingehende Meldungen dürfen nur die zuständigen Personen haben. Bei digitalen Hinweisgebersystemen gehört das in die Rechtekonzeption und in die Prüfung, die auch für HR-Software nach der DSGVO gilt.

Welche Fristen laufen nach einer Meldung?

§ 17 HinSchG gibt einen festen Ablauf vor:

  • 7 Tage: Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person.
  • Prüfung: Fällt der Hinweis in den Anwendungsbereich des Gesetzes, und ist er stichhaltig? Bei Bedarf werden Rückfragen gestellt.
  • 3 Monate: Rückmeldung über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe, gerechnet ab der Eingangsbestätigung.

Jede Meldung ist nach § 11 HinSchG dauerhaft abrufbar zu dokumentieren. Tonaufnahmen oder Wortprotokolle eines Telefonats sind nur mit Einwilligung zulässig, sonst genügt ein Inhaltsprotokoll. Die Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen.

In der Praxis landen über diese Kanäle oft Hinweise, die gleichzeitig andere Pflichten auslösen, etwa Beschwerden über Belästigung nach dem AGG. Wie heikel solche Fälle ohne Zeugen werden, zeigt ein aktuelles Urteil des LAG Hamm.

Was gilt für Vertraulichkeit und Repressalien?

Die Meldestelle muss nach § 8 HinSchG die Identität der hinweisgebenden Person, der beschuldigten Person und weiterer Genannter vertraulich behandeln. Bekannt werden darf sie nur den Personen, die Meldungen bearbeiten oder Folgemaßnahmen ergreifen.

Repressalien gegen hinweisgebende Personen sind nach § 36 HinSchG verboten. Besonders wichtig für Personalabteilungen ist die Beweislastumkehr: Erleidet eine hinweisgebende Person nach einer Meldung einen beruflichen Nachteil und beruft sie sich darauf, wird vermutet, dass es sich um eine Repressalie handelt. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass die Maßnahme sachlich gerechtfertigt war oder nichts mit der Meldung zu tun hatte. Das betrifft etwa eine Abmahnung, eine Versetzung oder eine nicht verlängerte Befristung kurz nach einem Hinweis. Bei Verstößen droht Schadenersatz nach § 37 HinSchG.

Wie hoch sind die Bußgelder?

§ 40 HinSchG staffelt die Geldbußen:

  • bis 20.000 Euro, wenn keine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird,
  • bis 50.000 Euro, wenn Meldungen behindert, Repressalien ergriffen oder die Vertraulichkeit vorsätzlich oder leichtfertig verletzt wird.

Für die zweite Gruppe verweist das Gesetz auf § 30 Absatz 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten (OWiG). Gegen Unternehmen kann sich das Höchstmaß dadurch auf bis zu 500.000 Euro verzehnfachen. Im Gesetzgebungsverfahren war nach Angaben der IHK Bonn zunächst ein Höchstbetrag von 100.000 Euro vorgesehen.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Die regelmäßige Beschäftigtenzahl prüfen; bei Wachstum über 50 die Meldestelle rechtzeitig vorbereiten.
  • Zuständige Person oder Dienstleister schriftlich benennen, Fachkunde und Unabhängigkeit dokumentieren, Interessenkonflikte ausschließen.
  • Telefonischen und schriftlichen Kanal einrichten, Zugriffsrechte eng fassen und Beschäftigte nach § 7 Absatz 3 HinSchG klar über das Verfahren informieren.
  • Fristen von 7 Tagen und 3 Monaten in einem Ablaufplan festhalten und Löschfristen einplanen.
  • Personalmaßnahmen gegen Personen, die einen Hinweis gegeben haben, besonders sorgfältig begründen und dokumentieren. Bei Mitbestimmungsfragen zur Einführung eines digitalen Systems und in Einzelfällen empfiehlt sich rechtlicher Rat.