Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge eines konkreten Pflichtverstoßes, verbunden mit der Warnung, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Arbeitgeber brauchen sie in der Regel, bevor sie wegen eines steuerbaren Fehlverhaltens kündigen. Gesetzlich verankert ist der Grundsatz in § 314 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB): Beruht ein wichtiger Kündigungsgrund auf einer Vertragspflichtverletzung, ist die Kündigung grundsätzlich erst nach erfolgloser Abmahnung zulässig (Stand: Oktober 2026).

Welche Funktion hat die Abmahnung?

Die IHK Düsseldorf beschreibt in ihrem Merkblatt zwei Kernfunktionen. Mit der Rüge führt der Arbeitgeber dem Beschäftigten einen konkreten Vertragsverstoß vor Augen. Mit der Warnung macht er deutlich, dass bei Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung drohen. Hinzu kommt eine Dokumentationsfunktion: Die Abmahnung hält den Vorfall für ein späteres Kündigungsschutzverfahren fest.

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Die Abmahnung ist Ausdruck des Grundsatzes, dass die Kündigung das letzte Mittel sein soll. Sie betrifft vor allem das Verhalten. Bei betriebs- oder personenbedingten Kündigungen ist sie nach Angaben der IHK Düsseldorf nicht erforderlich, weil der Beschäftigte die Ursache dort nicht steuern kann.

Was muss in einer wirksamen Abmahnung stehen?

Pauschale Vorwürfe wie „schlechte Arbeitsleistung“ genügen nicht. Nach den Hinweisen der IHK Ulm muss die Abmahnung drei Elemente enthalten:

  • die genaue Beschreibung des Fehlverhaltens mit Datum, Uhrzeit und Ort,
  • die Aufforderung, dieses Verhalten künftig zu unterlassen oder die Pflicht ordnungsgemäß zu erfüllen,
  • den klaren Hinweis, dass im Wiederholungsfall eine Kündigung droht.

Fehlt der Hinweis auf die drohende Kündigung, erfüllt das Schreiben seine Warnfunktion nicht und kann eine spätere Kündigung nicht vorbereiten. Je konkreter der Sachverhalt geschildert ist, desto besser lässt sich die Abmahnung später vor dem Arbeitsgericht belegen.

Welche Form ist vorgeschrieben?

Keine. Eine Abmahnung ist auch mündlich wirksam. Die IHK-Merkblätter empfehlen aus Beweisgründen aber dringend die Schriftform. Abmahnen darf nach Darstellung der IHK Düsseldorf nicht nur, wer kündigen darf, sondern jeder Vorgesetzte, der dem Beschäftigten verbindliche Weisungen zu Ort, Zeit sowie Art und Weise der Arbeit erteilen kann. Eine Kopie gehört in die Personalakte. Beschäftigte können eine Gegendarstellung beifügen lassen und die Entfernung einer unberechtigten Abmahnung verlangen.

Wann ist eine Abmahnung entbehrlich?

§ 314 Absatz 2 BGB lässt Ausnahmen zu, wenn besondere Umstände eine sofortige Kündigung rechtfertigen. Die IHK-Merkblätter nennen schwere Verstöße im Vertrauensbereich, etwa Vermögensdelikte, Tätlichkeiten, grobe Beleidigungen oder Spesenbetrug. Ebenfalls entbehrlich kann sie sein, wenn der Beschäftigte erkennbar nicht bereit ist, sich vertragsgemäß zu verhalten.

Arbeitgeber sollten diese Ausnahmen nicht überschätzen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Fall „Emmely“ (Urteil vom 10. Juni 2010, 2 AZR 541/09) die fristlose Kündigung einer Kassiererin wegen eingelöster Pfandbons im Wert von 1,30 Euro als unverhältnismäßig verworfen. Es kommt stets auf die Abwägung im Einzelfall an.

Verbraucht die Abmahnung das Kündigungsrecht?

Ja, für den abgemahnten Vorfall. Nach einem Urteil des BAG vom 13. Dezember 2007 (6 AZR 145/07), über das der dbb berichtet, verzichtet der Arbeitgeber mit der Abmahnung zugleich auf eine Kündigung wegen genau dieser Pflichtverletzung, und zwar auch innerhalb der ersten sechs Monate. Kündigt er kurz nach einer Abmahnung, wird vermutet, dass die Kündigung auf dem bereits abgemahnten Verhalten beruht. Eine spätere Kündigung braucht deshalb einen neuen, gleichartigen Verstoß.

Wie lange wirkt eine Abmahnung?

Eine feste Frist gibt es nicht. Die IHK Ulm hält es je nach Schwere des Verstoßes für möglich, dass die Warnwirkung nach etwa ein bis zwei Jahren entfällt, bei leichten Verstößen unter Umständen früher. Maßgeblich ist der Einzelfall.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Vorfälle zeitnah und schriftlich abmahnen, Sachverhalt präzise mit Datum und Uhrzeit festhalten und Zeugen notieren.
  • Die Kündigungsandrohung ausdrücklich formulieren; ohne sie entfaltet das Schreiben keine Warnwirkung.
  • Nur Vorwürfe aufnehmen, die sich belegen lassen, und pauschale Bewertungen vermeiden.
  • Nach einer Abmahnung nicht wegen desselben Vorfalls kündigen; erst ein neuer, gleichartiger Verstoß kann eine verhaltensbedingte Kündigung tragen.
  • Bei schweren Verstößen vor einer fristlosen Kündigung ohne Abmahnung die Abwägung sorgfältig prüfen und gegebenenfalls Rechtsrat einholen.