Der Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) empfiehlt seinen Mitgliedern, Ausfälle externer Beschäftigter früh über klare Fehlzeitenprozesse und regelmäßigen Kontakt zu verhindern. Dazu gehören feste Kriterien, wann ein Fürsorge- oder Fehlzeitengespräch stattfindet. Genau hier liegt ein Punkt, den der Verband in seiner Mitteilung vom 2. November 2026 nicht behandelt: Wer Gespräche nach abstrakten Kriterien auslöst, braucht in Betrieben mit Betriebsrat dessen Zustimmung.

Warum Zeitarbeit das Thema anders trifft

Verleiher bleiben Arbeitgeber, die Arbeit findet aber beim Kunden statt. Warnzeichen sieht der Disponent daher selten selbst. Der GVP nennt vereinzelte Fehltage vor allem montags und freitags, häufigere Kurzerkrankungen, schlechtere Erreichbarkeit, sinkende Motivation und Unzufriedenheit im Einsatzbetrieb. Ein eigener Rat gilt deshalb dem Kontakt: Berater sollten nicht nur nach dem Befinden fragen, sondern nach Einsatz, Team, Vorgesetzten, Aufgaben und der Vereinbarkeit der Arbeitszeiten mit dem Privatleben. Als Reaktion nennt der Verband kleine Anpassungen oder einen Einsatzwechsel.

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Dieser Einsatzwechsel ist der Hebel, den ein normaler Arbeitgeber so nicht hat. Er setzt allerdings voraus, dass der Kunde mitspielt und die Vertragslage ihn hergibt.

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Eine Zahl sollten Personaler mit Vorsicht behandeln: Die im Beitrag zitierte Trainerin Franziska von Mandel spricht unter Berufung auf Krankenkassenstudien davon, dass bis zu ein Drittel aller Krankschreibungen motivationsbedingt sei. Welche Studien gemeint sind, nennt der Text nicht; wir konnten die Angabe nicht überprüfen. Sie taugt nicht als Begründung gegenüber einzelnen Beschäftigten.

Ab wann muss der Betriebsrat zustimmen?

Die Leitentscheidung ist alt, aber weiter maßgeblich. Das Bundesarbeitsgericht entschied am 8. November 1994 (1 ABR 22/94): Formalisierte Krankengespräche zur Aufklärung eines überdurchschnittlichen Krankenstands sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 Betriebsverfassungsgesetz mitbestimmungspflichtig, wenn die Gesprächspartner nach abstrakten Kriterien ausgewählt werden. Im Fall lag die Schwelle bei mehr als 25 bis 30 Ausfalltagen. Spontane Nachfragen eines Vorgesetzten fallen nicht darunter.

Die Gegenprobe liefert das Landesarbeitsgericht Nürnberg (Beschluss vom 2. März 2021, 7 TaBV 5/20): Ein Arbeitgeber hatte mit einzelnen Beschäftigten Fürsorgegespräche geführt, ohne dass eine abstrakte Auswahlregel feststellbar war. Ein einheitliches Einladungsschreiben reichte nicht für einen kollektiven Bezug. Das Mitbestimmungsrecht griff nicht.

Für die Praxis heißt das: Der Rat, feste Kriterien für Gespräche festzulegen, ist fachlich nachvollziehbar, dürfte bei bestehendem Betriebsrat aber in der Regel die Mitbestimmung auslösen. Eine Regel wie „Ab dem dritten Fehltag im Quartal folgt ein Gespräch“ sollte also vor dem Start mit dem Betriebsrat des Verleihers abgestimmt sein. Ohne Betriebsrat entfällt dieser Schritt, die übrigen Grenzen bleiben.

Welche Grenzen gelten im Gespräch selbst?

  • Keine Teilnahmepflicht während der Krankheit: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 2. November 2016 (10 AZR 596/15) müssen arbeitsunfähige Beschäftigte grundsätzlich nicht zum Personalgespräch in den Betrieb kommen. Ausnahmen gibt es nur, wenn das Gespräch nicht aufschiebbar und die Teilnahme zumutbar ist. Das Gericht sieht darin kein allgemeines Kontaktverbot.
  • Diagnosen bleiben privat: Das BAG hat 1994 betont, dass Fragen nach Krankheiten das Persönlichkeitsrecht berühren und auch freiwillige Angaben faktisch unter Druck entstehen können. Gefragt werden sollte nach Arbeitsbedingungen, nicht nach Befunden.
  • Kein Ersatz für das BEM: Bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit binnen zwölf Monaten bleibt das Betriebliche Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX eine eigene Pflicht. Ein Fürsorgegespräch ersetzt es nicht.
  • Keine Folgerung aus Wochentagen: Ein Muster aus Montags- und Freitagsfehlzeiten ist ein Anlass zum Nachfragen, für sich genommen aber kein Nachweis. Wann der Beweiswert einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung tatsächlich erschüttert ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  1. Prozess und Einzelfall trennen: Anlassbezogene Gespräche und ein standardisiertes Verfahren sind rechtlich zweierlei. Wer standardisiert, regelt das am besten in einer Betriebsvereinbarung.
  2. Disponenten schulen: Sie führen die Gespräche, kennen aber oft die Grenzen nicht. Ein kurzer Leitfaden mit zulässigen Fragen beugt Fehlern vor.
  3. Dokumentation begrenzen: Gesundheitsangaben sind besonders geschützte Daten (Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung). Notiert werden sollten vereinbarte Maßnahmen, nicht Vermutungen zur Erkrankung.
  4. Kunden einbinden: Rückmeldungen aus dem Einsatzbetrieb zu Fehlzeiten sollten sich auf das Nötige beschränken. Der Einsatzwechsel braucht klare Absprachen.

Kleinere Personaldienstleister ohne eigene Rechtsabteilung können das GVP-Onlineseminar am 23. und 24. November 2026 als Einstieg nutzen, sollten den Prozess aber arbeitsrechtlich prüfen lassen. Wie die Zeitarbeit insgesamt unter Druck steht, zeigt die Randstad-ifo-Befragung zu Befristung und Zeitarbeit.