Betriebliches Eingliederungsmanagement: Was die BEM-Pflicht nach § 167 SGB IX verlangt

Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, Beschäftigten ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten, wenn diese innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Grundlage ist § 167 Absatz 2 des Neunten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IX). Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten, nicht nur für schwerbehinderte Menschen, und unabhängig von der Betriebsgröße. Ziel ist es, die Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Erkrankung vorzubeugen und den Arbeitsplatz zu erhalten.

Wann ist ein BEM fällig?

Maßgeblich ist nicht das Kalenderjahr, sondern ein Zeitraum von zwölf Monaten, rückwärts gerechnet ab der aktuellen Krankmeldung. Darauf weist die Bundesarbeitsgemeinschaft der Integrationsämter und Hauptfürsorgestellen (BIH) in ihrer Broschüre zum BEM hin. Gezählt werden alle Zeiten der Arbeitsunfähigkeit, auch Kurzerkrankungen ohne ärztliche Bescheinigung sowie Kuren und Reha-Maßnahmen. Ob die Fehlzeiten auf dieselbe oder auf unterschiedliche Ursachen zurückgehen, spielt für die Schwelle keine Rolle. Bei einer Fünf-Tage-Woche ist die Grenze nach Angaben der BIH mit 30 Arbeitstagen erreicht, bei einer Sechs-Tage-Woche mit 36.

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Wer ist beteiligt?

Das Gesetz schreibt vor, dass der Arbeitgeber die Klärung gemeinsam mit der zuständigen Interessenvertretung durchführt, also in der Regel mit dem Betriebs- oder Personalrat. Bei schwerbehinderten Beschäftigten kommt die Schwerbehindertenvertretung hinzu. Wo es erforderlich ist, wird der Betriebs- oder Werksarzt einbezogen. Die betroffene Person kann eine Vertrauensperson ihrer Wahl mitbringen. Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen in Betracht, sind die Rehabilitationsträger oder, bei schwerbehinderten Beschäftigten, das Integrationsamt hinzuzuziehen. Betriebs- und Personalrat sowie Schwerbehindertenvertretung können die Durchführung des Verfahrens verlangen und überwachen, ob der Arbeitgeber seinen Pflichten nachkommt.

Freiwilligkeit und Datenschutz

Für die Beschäftigten ist das BEM freiwillig. Es findet nur mit ihrer Zustimmung statt, und sie sind vorab über die Ziele sowie über Art und Umfang der erhobenen Daten zu informieren. Die BIH empfiehlt, die Einwilligung schriftlich einzuholen. In die Personalakte gehören nach ihren Hinweisen nur wenige Eckdaten: das Erreichen der Frist, das Angebot, Zustimmung oder Ablehnung, die angebotenen und umgesetzten Maßnahmen sowie das Ergebnis. Diagnosen, Befunde und Gesprächsnotizen sind getrennt in einer eigenen BEM-Akte zu führen.

Wie läuft ein BEM ab?

Das Gesetz legt keinen festen Ablauf fest. Die BIH beschreibt ein Verfahren in sechs Schritten: Start des Verfahrens, Erstkontakt, Erstgespräch, Analyse der Situation, Vereinbarung und Umsetzung von Maßnahmen sowie Überprüfung des Erfolgs. In Betracht kommen etwa eine stufenweise Wiedereingliederung, eine Anpassung des Arbeitsplatzes, veränderte Arbeitszeiten oder eine Umsetzung auf eine andere Stelle. Die BIH betont, dass ein BEM kein Krankenrückkehrgespräch ist. Der Kontakt sollte daher möglichst schon während der Arbeitsunfähigkeit behutsam aufgenommen werden.

Was droht, wenn das BEM unterbleibt?

Ein Bußgeld sieht das Gesetz nicht vor. Die Folgen zeigen sich im Kündigungsschutzprozess. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist das BEM zwar keine formelle Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung. Die Vorschrift konkretisiert aber den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Hat der Arbeitgeber kein ordnungsgemäßes BEM angeboten, trägt er eine erweiterte Darlegungslast: Er muss im Prozess darlegen, dass auch ein BEM die Kündigung nicht hätte verhindern können.

Mit Urteil vom 18. November 2021 (Az. 2 AZR 138/21) hat das BAG zudem klargestellt, dass ein abgeschlossenes BEM nicht für alle Zeit genügt. Ist ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres nach Abschluss eines BEM erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber grundsätzlich ein neues Verfahren anbieten.

Unterstützung von außen

Arbeitgeber müssen das Verfahren nicht allein stemmen. Rehabilitationsträger und Integrationsämter beraten bei der Umsetzung. § 167 Absatz 3 SGB IX erlaubt ihnen außerdem, Arbeitgeber, die ein BEM einführen, mit Prämien oder einem Bonus zu fördern.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

• Fehlzeiten sollten fortlaufend über zwölf Monate ausgewertet werden, damit der Zeitpunkt für das BEM-Angebot nicht verpasst wird.
• Das Einladungsschreiben sollte Ziele, Freiwilligkeit und Datenverwendung verständlich erklären und schriftlich dokumentiert werden.
• Eine Betriebsvereinbarung kann Ablauf, Zuständigkeiten und Datenschutz verbindlich regeln; ein Betriebsrat ist für die Pflicht zum BEM aber keine Voraussetzung.
• Gesundheitsdaten gehören in eine separate BEM-Akte, nicht in die Personalakte.
• Vor einer krankheitsbedingten Kündigung sollte geprüft werden, ob ein ordnungsgemäßes und aktuelles BEM angeboten wurde. Im Einzelfall empfiehlt sich arbeitsrechtliche Beratung.