Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse abrufen, statt eine Papierbescheinigung entgegenzunehmen. Rechtsgrundlage sind § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG) und § 109 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV). Abrufen darf ein Arbeitgeber nur, wenn ein Beschäftigungsverhältnis besteht und die oder der Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit vorher gemeldet hat.

Was müssen Beschäftigte weiterhin tun?

An der Meldepflicht hat sich nichts geändert: Nach § 5 Absatz 1 EFZG müssen Beschäftigte ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Entfallen ist für gesetzlich Versicherte nur die Pflicht, dem Arbeitgeber eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Stattdessen verlangt § 5 Absatz 1a EFZG, dass sie Bestehen und Dauer der Arbeitsunfähigkeit zu den vorgesehenen Zeitpunkten ärztlich feststellen lassen. Eine Bescheinigung für die eigenen Unterlagen erhalten sie weiterhin.

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Die Arztpraxis leitet die Daten an die Krankenkasse weiter. Diese stellt nach § 109 SGB IV eine Meldung zum Abruf bereit. Sie enthält insbesondere den Namen, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und die Angabe, ob Anhaltspunkte für einen Unfall bestehen.

Über welche Wege läuft der Abruf?

Technisch erfolgt der Abruf über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein dafür geprüftes Zeiterfassungssystem. Alternativ steht das SV-Meldeportal zur Verfügung. Die AOK rät in ihren Arbeitgeberinformationen, im Anforderungsdatensatz die Versicherungsnummer anzugeben und den Beginn der Abwesenheit möglichst genau einzutragen. Steuerberatungskanzleien können den Abruf im Auftrag des Arbeitgebers übernehmen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Die Daten liegen frühestens am Tag nach der ärztlichen Feststellung vor. Gilt die gesetzliche Regel, nach der ein Nachweis erst bei mehr als drei Kalendertagen Arbeitsunfähigkeit erforderlich ist, empfiehlt die AOK den Abruf ab dem fünften Kalendertag der gemeldeten Arbeitsunfähigkeit. Hat der Arbeitgeber eine frühere ärztliche Feststellung verlangt, ist ein Abruf ab dem zweiten Kalendertag sinnvoll. Folgebescheinigungen lassen sich ab dem Tag nach dem Ende der bisher bescheinigten Arbeitsunfähigkeit abrufen.

Was bedeuten die Rückmeldungen der Krankenkasse?

Wer zu früh anfragt, erhält den Rückmeldegrund „4 – Nachweis liegt nicht vor“. Nach Angaben der AOK ist das eine Zwischennachricht und keine endgültige Antwort; Arbeitgeber sollten bis zu 14 Tage abwarten, denn eine gestellte Anfrage lässt sich nicht stornieren. Andere Rückmeldungen weisen etwa auf einen Krankenhausaufenthalt oder eine Rehabilitationsmaßnahme hin. Solche Zeiten sind nach § 109 Absatz 3a SGB IV ebenfalls in das Verfahren einbezogen. Wichtig für die Organisation: Bereitgestellte Rückmeldungen werden laut AOK nach 42 Tagen gelöscht. Wer nicht automatisiert abholt, sollte mindestens einmal pro Woche nachsehen.

Für wen gilt das Verfahren nicht?

Ausgenommen sind privat krankenversicherte Beschäftigte und Minijobs in Privathaushalten. Auch wenn die Arbeitsunfähigkeit von einer Ärztin oder einem Arzt ohne Kassenzulassung festgestellt wird – häufig bei Erkrankungen im Ausland –, greift das elektronische Verfahren nicht. Dann gilt die klassische Regel des § 5 Absatz 1 EFZG: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorzulegen. Der Arbeitgeber darf sie auch früher verlangen.

Das Verfahren wird weiterentwickelt. § 109 Absatz 2 SGB IV sieht vor, dass Arbeitgeber ab dem 1. Juli 2028 auch Daten zu einer ärztlich festgestellten Teilarbeitsunfähigkeit abrufen und der Krankenkasse elektronisch mitteilen, ob sie einer teilweisen Arbeitsleistung zustimmen und wann die Arbeit aufgenommen wird.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Interne Regeln zur Krankmeldung sollten klarstellen, wie und bei wem Beschäftigte die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich anzeigen. Ohne diese Meldung ist ein Abruf nicht zulässig.
  • Wer bereits ab dem ersten Tag einen Nachweis verlangt, sollte das nachvollziehbar regeln und den Abrufzeitpunkt darauf abstimmen.
  • Für Privatversicherte, Minijobber im Privathaushalt und Krankmeldungen von Ärzten ohne Kassenzulassung bleibt ein Papierprozess nötig.
  • Rückmeldungen regelmäßig abholen und Zwischennachrichten nachverfolgen, damit keine Daten wegen der Löschfrist verloren gehen.
  • Bei Zweifeln im Einzelfall – etwa zur Entgeltfortzahlung bei Folgeerkrankungen – lohnt die Rücksprache mit der Krankenkasse oder einer arbeitsrechtlichen Beratung.