Microsoft ersetzt in Teams die bisherige Copilot-Richtlinie für Besprechungen durch zwei getrennte Einstellungen: eine regelt, ob KI-Funktionen wie Copilot, Facilitator und Intelligent Recap überhaupt verfügbar sind, die andere, ob beim Einschalten der KI automatisch eine Transkription startet. Das geht aus einer Mitteilung im Microsoft-365-Nachrichtencenter vom 30. Oktober 2026 hervor (MC1532253). Der Rollout beginnt Mitte November und soll Anfang Dezember 2026 abgeschlossen sein. Für Arbeitgeber mit Betriebsrat ist das mehr als ein IT-Detail.

Was ändert sich genau?

Bisher bündelte eine einzige Einstellung zwei Fragen: Darf Copilot im Meeting genutzt werden – und muss dafür ein gespeichertes Transkript entstehen? Künftig gibt es dafür im Teams Admin Center zwei Schalter, technisch „MeetingAI“ und „TranscriptionWithMeetingAI“ genannt:

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  • KI in Besprechungen erlauben: ein, aus mit Änderungsmöglichkeit für Organisatoren oder fest aus.
  • Transkription beim Einschalten der KI starten: ein und änderbar, ein und nicht änderbar oder aus.

Die bisherige Grundeinstellung, ob Transkription überhaupt erlaubt ist, bleibt bestehen. Organisatoren erhalten zusätzlich neue Meeting-Optionen: Sie legen fest, wer KI ein- und ausschalten darf, welche Teilnehmer sie nutzen dürfen und ob eine automatische Zusammenfassung entsteht – laut Microsoft auch in Besprechungen ohne Transkript.

Müssen Unternehmen jetzt etwas tun?

Technisch zunächst nicht: Microsoft überträgt die bestehenden Werte einmalig in die neuen Einstellungen, das bisherige Verhalten soll erhalten bleiben. Wer Copilot bislang fest gesperrt hatte, findet danach sowohl KI als auch Transkription ausgeschaltet. Anpassen müssen IT-Abteilungen Skripte, die die alte Richtlinie per PowerShell setzen – sie lässt sich nach der Umstellung nicht mehr direkt ändern.

Organisatorisch sieht es anders aus. Viele Betriebsvereinbarungen zu Microsoft 365 oder Copilot, Datenschutzhinweise und interne Richtlinien nennen die alte Einstellung beim Namen oder setzen voraus, dass KI im Meeting immer ein Transkript erzeugt. Beides stimmt bald nicht mehr.

Warum der Betriebsrat mitreden muss

Nach § 87 Absatz 1 Nummer 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bestimmt der Betriebsrat bei technischen Einrichtungen mit, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht lässt dafür schon die objektive Eignung genügen – eine Überwachungsabsicht ist nicht nötig. Transkripte und KI-Zusammenfassungen, die festhalten, wer was gesagt hat, erfüllen diese Voraussetzung in aller Regel. Wie das Verfahren bei neuer Software abläuft, beschreibt unser Beitrag zur Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Neu ist für die Praxis vor allem eine Lücke: Wenn Zusammenfassungen künftig auch ohne gespeichertes Transkript möglich sind, greifen Regelungen ins Leere, die Aufbewahrung und Einsicht nur für Transkripte festlegen. Hinzu kommt das Strafrecht: Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 Strafgesetzbuch strafbar. Eine transparente Ankündigung und Zustimmungsmöglichkeit im Meeting bleiben deshalb wichtig.

Datenschutz und KI-Verordnung

Datenschutzrechtlich braucht jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage nach Artikel 6 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO); im Beschäftigungsverhältnis kann eine Betriebsvereinbarung diese Grundlage liefern (Artikel 88 DSGVO). Zudem verpflichtet Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung Arbeitgeber seit Februar 2025, für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten zu sorgen, die solche Systeme nutzen. Organisatoren, die künftig selbst entscheiden, wer im Meeting KI verwenden darf, sollten diese Rolle kennen. Bausteine dafür liefert unsere Vorlage für eine KI-Nutzungsrichtlinie.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Bestand aufnehmen: Welche Werte gelten heute in welchen Teams-Richtlinien, und welche Nutzergruppen sind ihnen zugeordnet? Nach der Umstellung im Dezember prüfen, ob die übertragenen Werte dem Gewollten entsprechen.
  • Betriebsvereinbarung abgleichen: Verweise auf die alte Copilot-Einstellung ersetzen; ausdrücklich regeln, ob KI-Zusammenfassungen ohne Transkript erlaubt sind, wer Zugriff hat und wie lange sie gespeichert werden.
  • Betriebsrat früh einbinden: Die Umstellung ist ein guter Anlass, den Betriebsrat vor dem Rollout zu informieren, statt Änderungen nachträglich zu erklären.
  • Organisatoren schulen: Die neuen Meeting-Optionen verlagern Entscheidungen auf einzelne Beschäftigte. Eine kurze Handreichung verhindert, dass in Personalgesprächen oder Betriebsratssitzungen unbemerkt mitgeschrieben wird.
  • Datenschutzhinweise aktualisieren: Beschreibungen der Verarbeitung im Verzeichnis nach Artikel 30 DSGVO und in Mitarbeiterinformationen an die neue Logik anpassen.