Onboarding bezeichnet die geplante Einarbeitung neuer Beschäftigter von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Anfangsphase. Für Arbeitgeber in Deutschland hat sie zwei Seiten: Pflichten, etwa aus dem Nachweisgesetz (NachwG) und dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die zu festen Zeitpunkten erfüllt sein müssen, und die praktische Integration ins Team. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) empfiehlt in einer Checkliste, Personalabteilung, Führungskraft und eine Patin oder einen Paten gemeinsam einzubinden.

Welche Pflichten gelten schon am ersten Arbeitstag?

Nach § 2 NachwG müssen Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und aushändigen. Die Fristen sind gestaffelt. Spätestens am ersten Arbeitstag müssen Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie die Arbeitszeit mit Pausen und Ruhezeiten vorliegen. Bis zum siebten Kalendertag folgen unter anderem Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und eine vereinbarte Probezeit. Die übrigen Angaben, etwa Urlaub und Kündigungsverfahren, sind spätestens einen Monat nach Beginn fällig. Unter bestimmten Voraussetzungen genügt inzwischen die Textform, wenn das Dokument zugänglich, speicher- und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis verlangt. Für Branchen nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gilt das nicht. Enthält ein schriftlicher Arbeitsvertrag bereits alle Pflichtangaben, entfällt eine gesonderte Niederschrift insoweit.

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Hinzu kommt der Arbeitsschutz. Nach § 12 ArbSchG müssen Beschäftigte bei der Einstellung über Sicherheit und Gesundheitsschutz an ihrem Arbeitsplatz unterwiesen werden, und zwar vor Aufnahme der Tätigkeit und während der Arbeitszeit.

Was sollte vor dem ersten Tag erledigt sein?

Die KOFA-Checkliste zum Onboarding beschreibt eine Reihe von Schritten vor Arbeitsantritt. Etwa zwei bis drei Wochen vorher sollten Arbeitsplatz, Rechner, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Arbeits- und Schutzkleidung bereitstehen, die Daten in den internen Systemen angelegt und das Team über den Neuzugang informiert sein. Eine feste Ansprechperson oder ein Pate sollte benannt sein. Etwa eine Woche vorher empfiehlt die Checkliste, den Einarbeitungsplan mit dem Paten durchzugehen und den ersten Tag gemeinsam zu planen. Ein Willkommensordner mit Informationen zu Betriebsaufbau, Abläufen und Leistungen des Arbeitgebers kann den Einstieg erleichtern. Die Meldung zur Sozialversicherung gehört ebenfalls in diese Phase.

Wie sieht ein guter erster Arbeitstag aus?

Nach der Checkliste sollte die neue Fachkraft persönlich in Empfang genommen werden. Am Vormittag lernt sie die Ansprechperson und die Vorgesetzten kennen, die Arbeits- und Sozialregeln, Erreichbarkeit und Befugnisse erläutern. Ein Rundgang mit dem Paten, ein gemeinsames Mittagessen und erste eigene Aufgaben am Nachmittag geben Orientierung. Zum Abschluss empfiehlt die Checkliste ein kurzes persönliches Gespräch, ob alles in Ordnung war, und einen Einarbeitungsplan für die folgenden Tage, etwa mit Teilnahme an Teambesprechungen und Einführungen in zentrale Arbeitsprozesse.

Wann sollte das erste Feedbackgespräch stattfinden?

Die KOFA-Checkliste sieht ein erstes Nachfassen zwei bis vier Wochen nach der Einstellung vor. Darin geht es um Arbeitsprozesse, um fehlendes Wissen und möglichen Weiterbildungsbedarf sowie um die Einbindung ins Team. Weitere Gespräche bis zum Ende der Probezeit sind sinnvoll. Rechtlich ist diese Phase bedeutsam: Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten beträgt die Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zwei Wochen. Den allgemeinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz erwerben Beschäftigte in Betrieben, für die es gilt, erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Die Fristen des Nachweisgesetzes sollten in den Einstellungsprozess eingebaut werden; Verstöße sind nach § 4 NachwG bußgeldbewehrt.
  • Die Unterweisung im Arbeitsschutz muss vor der ersten Tätigkeit stattfinden und sollte dokumentiert werden.
  • Ein schriftlicher Einarbeitungsplan und eine benannte Ansprechperson schaffen Verbindlichkeit für beide Seiten.
  • Regelmäßige Feedbackgespräche während der Probezeit helfen, Probleme früh zu erkennen und Entscheidungen sachlich zu begründen.
  • Für Beschäftigte mit Behinderung empfiehlt die KOFA, Unterstützungsbedarf früh zu klären und die Schwerbehindertenvertretung einzubeziehen.