Beschäftigte haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Das regelt § 109 der Gewerbeordnung (GewO). Das einfache Zeugnis enthält mindestens Art und Dauer der Tätigkeit, auf Verlangen muss der Arbeitgeber ein qualifiziertes Zeugnis mit Angaben zu Leistung und Verhalten ausstellen. Seit einer Gesetzesänderung darf das Zeugnis mit Einwilligung des Beschäftigten auch elektronisch erteilt werden (Stand: Oktober 2026).

Wer hat Anspruch auf welches Zeugnis?

Der Anspruch entsteht mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses. Beschäftigte wählen zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Zeugnis. Das einfache Zeugnis beschreibt nur Art und Dauer der Beschäftigung. Das qualifizierte Zeugnis bewertet zusätzlich Leistung und Verhalten und ist in der Praxis die Regel. Die IHK Düsseldorf nennt in ihrem Merkblatt als Richtwert für die Ausstellung etwa einen Monat ab dem Wunsch des Beschäftigten oder ab dem Ausscheiden.

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Ein Zwischenzeugnis ist gesetzlich nicht geregelt. Nach den IHK-Merkblättern kann es verlangt werden, wenn ein berechtigtes Interesse besteht, etwa bei wesentlichen Änderungen im Aufgabengebiet oder für eine Stellensuche. Inhaltlich gelten dieselben Grundsätze wie beim Endzeugnis.

Welche Form muss ein Arbeitszeugnis haben?

Das Zeugnis muss nach § 109 Absatz 2 GewO klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus Wortlaut und Form ersichtliche Aussage treffen sollen. Damit sind Geheimcodes ebenso unzulässig wie doppeldeutige Formulierungen.

Die IHK Düsseldorf nennt weitere formale Anforderungen: Geschäftspapier, sofern vorhanden, Fließtext statt Notentabelle, Ort und Datum sowie die eigenhändige Unterschrift einer gegenüber dem Beschäftigten ranghöheren oder weisungsbefugten Person. Nach § 109 Absatz 3 GewO kann das Zeugnis mit Einwilligung des Beschäftigten auch in elektronischer Form erteilt werden. Nach Hinweis der IHK ist dafür eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.

Wie verbindlich ist die Zeugnissprache?

In der Praxis haben sich feste Formeln für die Gesamtbewertung durchgesetzt. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seinem Urteil vom 18. November 2014 (9 AZR 584/13) klargestellt, dass die Formulierung „zur vollen Zufriedenheit“ der mittleren Note „befriedigend“ entspricht. Für ein „gut“ muss der Arbeitgeber mehr als die volle Zufriedenheit bescheinigen, und zwar durchgehend, etwa mit Zusätzen wie „stets“ oder „immer“.

Zugleich hat das BAG die Beweislast verteilt: Wer eine bessere Bewertung als „befriedigend“ verlangt, muss im Prozess die Tatsachen darlegen und beweisen, die das rechtfertigen. Will der Arbeitgeber schlechter als „befriedigend“ bewerten, muss er die Gründe dafür belegen. Studien, nach denen in vielen Branchen überwiegend gute Noten vergeben werden, ändern daran nach Auffassung des Gerichts nichts.

Wie verhalten sich Wahrheit und Wohlwollen?

Ein Zeugnis muss in erster Linie wahr sein. Das Wohlwollen, das die Rechtsprechung verlangt, gilt nach dem genannten BAG-Urteil nur im Rahmen der Wahrheit. Der Arbeitgeber hat einen Beurteilungsspielraum, darf aber das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren. Unwahre Gefälligkeitszeugnisse können nach Hinweis der IHK Düsseldorf Schadensersatzansprüche, etwa eines neuen Arbeitgebers, auslösen.

Gibt es einen Anspruch auf eine Schlussformel?

Nein. Das BAG hat mit Urteil vom 25. Januar 2022 (9 AZR 146/21) seine Rechtsprechung bestätigt, wonach Beschäftigte keinen Anspruch auf Dank, Bedauern und gute Wünsche am Ende des Zeugnisses haben. Wer mit einer vorhandenen Schlussformel nicht einverstanden ist, kann nach Angaben der IHK Düsseldorf nur deren vollständige Streichung verlangen, nicht eine andere Formulierung.

Wie lange besteht der Anspruch?

Der Zeugnisanspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren. Arbeits- oder Tarifverträge können kürzere Ausschlussfristen vorsehen, die in der Praxis häufig früher greifen. Wird ein Zeugnis berichtigt, ohne dass der Beschäftigte die Verzögerung verursacht hat, ist es laut IHK auf das ursprüngliche Ausstellungsdatum zurückzudatieren.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Zeugnisse zeitnah nach dem Ausscheiden ausstellen und intern einen festen Prozess mit Vorlage, Freigabe und Unterschrift festlegen.
  • Die Gesamtnote an belegbaren Leistungen ausrichten; schlechter als „befriedigend“ nur bewerten, wenn sich dies im Streitfall begründen lässt.
  • Keine verdeckten Codes, Auslassungen oder widersprüchlichen Formulierungen verwenden.
  • Elektronische Zeugnisse nur mit dokumentierter Einwilligung und qualifizierter elektronischer Signatur erteilen.
  • Bei Streit über einzelne Formulierungen im Einzelfall rechtlichen Rat einholen.