Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21) und die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) abgeleitet, ausgelegt im Licht des Europarechts. Das System muss nach den Vorgaben des Europäischen Gerichtshofs objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Eine elektronische Erfassung ist nach dem BAG derzeit nicht zwingend, digitale Lösungen sind in der Praxis aber verbreitet, weil sie diese Anforderungen am einfachsten erfüllen.

Woher kommt die Pflicht zur Zeiterfassung?

Ausgangspunkt ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten gemessen werden kann. Nur so lasse sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

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Das BAG kam 2022 zu dem Ergebnis, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation des Arbeitsschutzes sorgen. Bei unionsrechtskonformer Auslegung folgt daraus die Pflicht, die Arbeitszeit zu erfassen. Ausgenommen sind nach den Leitsätzen des Beschlusses nur Beschäftigtengruppen, für die der Gesetzgeber auf Grundlage der europäischen Arbeitszeitrichtlinie abweichende Regeln getroffen hat.

Daneben bestehen spezielle Aufzeichnungspflichten. Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, aufzuzeichnen. Nach § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) müssen Arbeitgeber von Minijobbern und in bestimmten Branchen Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung festhalten. Beide Vorschriften verlangen eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.

Welche Anforderungen muss ein System erfüllen?

Aus der Rechtsprechung von EuGH und BAG lassen sich mehrere Kriterien ableiten:

  • Objektiv: Das System soll die tatsächlich geleistete Arbeitszeit abbilden, nicht nur die vertraglich vereinbarte. Beginn, Ende und Dauer einschließlich Überstunden müssen erkennbar sein.
  • Verlässlich: Die Daten sollen korrekt und vor nachträglichen unbemerkten Änderungen geschützt sein. Bei digitalen Systemen sprechen dafür etwa Änderungsprotokolle und klar geregelte Korrekturrechte.
  • Zugänglich: Beschäftigte und zuständige Stellen sollen die Aufzeichnungen einsehen können. Das ist auch Voraussetzung dafür, dass Behörden die Einhaltung des Arbeitszeitrechts kontrollieren können.

Bei der Form hat der Arbeitgeber nach dem BAG einen Spielraum, solange der Gesetzgeber keine näheren Regeln erlassen hat. Zu berücksichtigen sind die Besonderheiten der Tätigkeit und des Unternehmens, insbesondere seine Größe. Je nach Tätigkeit können auch Aufzeichnungen in Papierform genügen. Zudem darf der Arbeitgeber die Erfassung selbst an die Beschäftigten delegieren; das System einzurichten und vorzuhalten, bleibt aber seine Aufgabe. Wirtschaftliche Erwägungen dürfen den Gesundheitsschutz dabei nicht verdrängen.

Welche Rolle spielt der Betriebsrat?

Ob ein Erfassungssystem eingeführt wird, kann der Betriebsrat nach dem BAG nicht mitbestimmen, weil die Pflicht bereits gesetzlich besteht. Ein Initiativrecht zur Einführung eines elektronischen Systems hat er deshalb nicht. Bei der Ausgestaltung, also dem „Wie“, kommen seine Beteiligungsrechte jedoch zum Tragen. Ein digitales System ist zudem in aller Regel geeignet, Verhalten und Leistung zu überwachen, sodass auch das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zu beachten ist.

Hinzu kommt der Datenschutz. Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Zweck, Zugriffsrechte und Löschfristen sollten deshalb festgelegt sein; biometrische Verfahren wie Fingerabdruckscanner unterliegen nach Artikel 9 der Datenschutz-Grundverordnung besonders strengen Anforderungen.

Eine gesetzliche Neuregelung der Zeiterfassung im Arbeitszeitgesetz wird seit Jahren diskutiert. Bis zu einer Änderung gelten die beschriebenen Grundsätze.

Was Arbeitgeber jetzt wissen sollten

  • Unternehmen ohne systematische Zeiterfassung sollten diese Lücke schließen.
  • Bei der Auswahl eines digitalen Systems sollte geprüft werden, ob es Beginn, Ende, Pausen und Überstunden nachvollziehbar erfasst, Änderungen protokolliert und Auswertungen für Beschäftigte bereitstellt.
  • Wird die Erfassung an Beschäftigte delegiert, sollten klare Regeln und stichprobenartige Kontrollen festgelegt werden.
  • Betriebsrat und Datenschutzbeauftragter sollten früh eingebunden werden.
  • Die Gesetzgebung zum Arbeitszeitgesetz sollte beobachtet werden; bei der Systemwahl kann es sinnvoll sein, auf Anpassungsfähigkeit zu achten. Im Einzelfall empfiehlt sich fachkundiger Rat.