Das Jahr 2025 bringt bedeutende Änderungen für HR-Abteilungen in Unternehmen. Mit der Reform des Nachweisgesetzes treten neue Dokumentationspflichten in Kraft, die Personaler zwingend beachten müssen. Ziel der Gesetzesänderung ist es, die Transparenz der Arbeitsbedingungen zu erhöhen und die Rechte der Arbeitnehmer zu stärken. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen? Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen? Und wie können sich HR-Abteilungen effektiv vorbereiten?

Was ändert sich? Die wichtigsten Neuerungen im Überblick

Die Reform des Nachweisgesetzes sieht eine Ausweitung der Nachweispflichten vor. Bereits beim Abschluss des Arbeitsvertrags müssen Unternehmen umfassendere Informationen bereitstellen. Dabei geht es nicht nur um Arbeitszeiten und Vergütung, sondern auch um Themen wie Homeoffice-Regelungen, Schichtsysteme und Überstundenvergütung.

Wichtige Neuerungen:

• Erweiterte Angaben im Arbeitsvertrag zu Arbeitszeitmodellen, Probezeit und Kündigungsfristen
• Pflicht zur schriftlichen Information über betriebliche Altersvorsorge und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Dokumentationspflichten zu Sonderregelungen wie Homeoffice und Hybridarbeit
• Verkürzte Fristen: Alle Nachweise müssen spätestens eine Woche nach Arbeitsbeginn vorliegen

Risiken und Sanktionen: Was bei Verstößen droht

Verstöße gegen die neuen Vorgaben können teuer werden. Fehlende oder unvollständige Nachweise gelten als Ordnungswidrigkeit und können Bußgelder nach sich ziehen. Besonders kritisch ist die Missachtung der Fristen oder die fehlerhafte Dokumentation wichtiger Vertragsinhalte.

Praxisbeispiele aus der Rechtsprechung:

• Ein mittelständisches Unternehmen wurde zu einem Bußgeld in Höhe von 5.000 Euro verurteilt, weil wesentliche Vertragsbestandteile nicht fristgerecht dokumentiert wurden.
• In einem weiteren Fall führte eine fehlende Information zu Schichtzulagen zu einer erfolgreichen Klage des Mitarbeiters auf Nachzahlung.

Diese Beispiele verdeutlichen, wie wichtig eine lückenlose Dokumentation ist, um rechtliche Risiken zu minimieren.

So bereiten sich HR-Abteilungen effektiv vor

Um Bußgelder zu vermeiden und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollten HR-Abteilungen ihre Prozesse frühzeitig anpassen. Eine genaue Prüfung bestehender Arbeitsverträge ist ebenso notwendig wie die Entwicklung standardisierter Vorlagen für neue Verträge.

Empfohlene Maßnahmen:

• Überarbeitung bestehender Arbeitsverträge im Hinblick auf die neuen Vorgaben
• Schulung des HR-Teams zu den Änderungen im Nachweisgesetz
• Einrichtung eines digitalen Dokumentationssystems zur fristgerechten Ablage
• Einführung eines Compliance-Checks vor Vertragsunterzeichnung

Warum sich die Vorbereitung jetzt lohnt

Unternehmen, die die neuen Anforderungen rechtzeitig umsetzen, profitieren von mehr Rechtssicherheit und vermeiden unnötige Risiken. Gleichzeitig wird die Professionalität der HR-Abteilung gestärkt und das Vertrauen der Mitarbeitenden erhöht. Die Reform des Nachweisgesetzes mag zusätzliche Arbeit mit sich bringen, sie bietet jedoch auch die Chance, interne Prozesse zu optimieren und transparenter zu gestalten.