Befristete Arbeitsverträge sind ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um auf schwankende Auftragslagen oder zeitlich begrenzte Projekte flexibel zu reagieren. Doch gerade bei der Befristung lauern zahlreiche rechtliche Fallstricke. Fehler bei der Verlängerung oder fehlende Sachgründe können nicht nur teuer werden, sondern auch zu einer ungewollten Entfristung führen. Personalverantwortliche sollten daher genau wissen, wie sie Befristungen korrekt gestalten und welche aktuellen Gerichtsurteile besondere Beachtung verdienen.

Sachgrundbefristung und Befristung ohne Grund – die Unterschiede

Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen der Befristung mit Sachgrund und der Befristung ohne Grund.

Bei der Sachgrundbefristung liegt ein konkreter Grund für die zeitliche Begrenzung des Arbeitsverhältnisses vor. Typische Sachgründe sind:

• Vertretung eines anderen Mitarbeiters (z. B. bei Elternzeit oder Krankheit)
• Projektbezogene Tätigkeiten
• Saisonale Arbeitsanfälle

Die Befristung ohne Grund ist dagegen nur unter engen Voraussetzungen zulässig: Sie ist auf maximal zwei Jahre begrenzt und kann innerhalb dieser Zeit nur dreimal verlängert werden. Zusätzlich ist sie nur dann möglich, wenn der Arbeitnehmer zuvor noch nicht beim selben Arbeitgeber beschäftigt war. Eine Überschreitung dieser Grenzen führt automatisch zur Entfristung des Arbeitsverhältnisses.

Fehler bei der Verlängerung und Befristung vermeiden

Einer der häufigsten Fehler in der Praxis betrifft die Verlängerung von befristeten Verträgen ohne Grund. Hier gilt: Eine Verlängerung muss nahtlos an den bestehenden Vertrag anschließen und darf keine Änderungen bei den Arbeitsbedingungen enthalten. Andernfalls kann die Befristung unwirksam werden.

Beispiel: Wird das Gehalt bei der Verlängerung erhöht oder die Arbeitszeit angepasst, gilt dies als neuer Vertrag und die Befristung ohne Grund wird rechtswidrig.

Ein weiteres Risiko ist die fehlerhafte Dokumentation der Sachgründe bei einer Sachgrundbefristung. Hier ist entscheidend, dass der Sachgrund von Anfang an klar definiert und dokumentiert wird. Fehlt der Nachweis oder ist der Grund nicht stichhaltig, können Arbeitnehmer die Entfristung einklagen.

Aktuelle Gerichtsurteile und ihre Bedeutung für die Praxis

Die Rechtsprechung zu befristeten Arbeitsverträgen wird stetig weiterentwickelt. Besonders ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sorgt für Klarheit: Eine Befristung ohne Grund ist unwirksam, wenn zuvor bereits ein Arbeitsverhältnis bestanden hat – selbst wenn dies Jahre zurückliegt.

Dies bedeutet für Unternehmen, dass sie bei einer erneuten Befristung genau prüfen müssen, ob der Mitarbeiter bereits in der Vergangenheit bei ihnen beschäftigt war. Ein sorgfältiges HR-Management und eine vollständige Personalakte sind hier unverzichtbar.

Zudem hat das BAG klargestellt, dass auch bei einer Projektbefristung der Sachgrund genau definiert sein muss. Die bloße Behauptung eines zeitlich begrenzten Projekts reicht nicht aus; der Projektinhalt und -zeitraum müssen detailliert nachgewiesen werden.

Strategien zur Vermeidung rechtlicher Fallstricke

Um rechtliche Risiken zu minimieren, sollten Personalverantwortliche folgende Strategien beachten:

• Präzise Verträge: Befristungen müssen klar und eindeutig formuliert werden.
• Dokumentation: Sachgründe müssen nachvollziehbar dokumentiert und archiviert werden.
• Nahtlose Verlängerung: Bei der Befristung ohne Grund ist jegliche Vertragsänderung zu vermeiden.
• Regelmäßige Schulung: HR-Teams sollten regelmäßig über die aktuelle Rechtslage informiert werden.

Einige Unternehmen setzen bereits auf digitale Lösungen, um Vertragsverläufe und Dokumentationen automatisiert zu verwalten. HR-Software kann hier helfen, Fristen zu überwachen und Compliance sicherzustellen.

Praktische Relevanz für Unternehmen

Befristete Arbeitsverträge bieten Flexibilität, bringen aber auch rechtliche Risiken mit sich. Besonders in Zeiten von Fachkräftemangel und schwankenden Auftragslagen sind sie für viele Branchen unverzichtbar. Unternehmen, die Befristungen korrekt gestalten, können nicht nur teure Rechtsstreitigkeiten vermeiden, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken.

In der Praxis zeigt sich, dass klare Prozesse und Schulungen entscheidend sind, um Fehler bei der Befristung zu vermeiden. Unternehmen, die auf professionelle HR-Strukturen setzen, sind hier klar im Vorteil.

Schlussfolgerung

Befristete Arbeitsverträge bleiben ein wichtiges Instrument der Personalplanung. Personalverantwortliche müssen jedoch die rechtlichen Unterschiede zwischen Sachgrundbefristung und Befristung ohne Grund genau kennen und typische Fehler vermeiden. Aktuelle Gerichtsurteile verdeutlichen, wie wichtig eine präzise Dokumentation und transparente Prozesse sind. Mit strategischem HR-Management und modernen Tools können Unternehmen rechtssicher agieren und ihre Flexibilität bewahren.