Die Zeitarbeit bietet Unternehmen eine flexible Lösung, um auf sich verändernde Personalbedarfe zu reagieren. Doch eine transparente und akkurate Kalkulation der Zeitarbeitnehmer-Kosten ist entscheidend, um unvorhergesehene Ausgaben zu vermeiden und die Wirtschaftlichkeit sicherzustellen. Dieser Leitfaden gibt Personalverantwortlichen praxisnahe Tipps, wie sie die Kosten richtig kalkulieren und potenzielle Kostenfallen umgehen können.

Transparente Kostenübersicht als Grundlage

Eine professionelle Kostenkalkulation beginnt mit der Aufstellung aller relevanten Kostenpositionen. Neben dem reinen Stundenlohn des Zeitarbeitnehmers sind dabei folgende Faktoren zu berücksichtigen:

• Sozialversicherungsbeiträge: Diese umfassen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Zeitarbeitsunternehmen tragen hier einen wesentlichen Teil.
• Urlaubsanspruch: Die gesetzlichen Mindesturlaubstage müssen einkalkuliert werden, ebenso wie etwaige Sonderregelungen im Tarifvertrag.
• Krankheitskosten: Auch bei Ausfallzeiten des Zeitarbeitnehmers fallen Kosten an, die häufig vom Verleiher getragen werden müssen.
• Weiterbildungskosten: Immer mehr Zeitarbeitsfirmen investieren in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, was für Unternehmen ein Pluspunkt ist, aber zusätzliche Kosten verursachen kann.

Der richtige Tarifvertrag als Orientierungshilfe

Die meisten Zeitarbeitsfirmen orientieren sich an tariflichen Regelungen wie dem iGZ- oder BAP-Tarifvertrag. Diese bieten eine wertvolle Orientierung, da sie Mindestlöhne, Zuschläge und Arbeitsbedingungen klar definieren. Es ist essenziell, dass Personalverantwortliche die jeweiligen Regelungen genau prüfen, um realistische Kostenansätze zu erstellen.

Versteckte Kosten identifizieren

Eine der größten Herausforderungen bei der Kostenkalkulation sind versteckte Kosten. Hierzu gehören unter anderem:

• Einarbeitungszeiten: Die Produktivität eines neuen Zeitarbeitnehmers kann zu Beginn geringer sein.
• Wechselkosten: Häufiger Personalwechsel führt zu zusätzlichen Aufwänden und Kosten.
• Reisekosten: Werden Zeitarbeitnehmer an entfernte Standorte entsandt, können erhebliche Reisekosten entstehen.

Flexibles Arbeiten durch Zeitarbeit

Zeitarbeit ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf Spitzenzeiten oder kurzfristige Projekte zu reagieren. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die eingesetzten Mitarbeiter nicht über ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus eingesetzt werden, ohne dass dies korrekt abgerechnet wird. Ein klarer Rahmenvertrag hilft, Konflikte zu vermeiden.

Tipps zur Vermeidung von Kostenfallen

1. Regelmäßige Kostenüberprüfung: Unternehmen sollten ihre Kalkulationen mindestens einmal im Quartal überprüfen, um auf Marktänderungen zu reagieren.
2. Exakte Vertragsgestaltung: Der Rahmenvertrag mit dem Zeitarbeitsunternehmen sollte alle Eventualitäten abdecken, von Krankheit über Mehrarbeit bis hin zu Sonderzuschlägen.
3. Schulungen für HR-Teams: Eine fundierte Schulung der HR-Abteilung hilft, alle relevanten Kostenfaktoren zu berücksichtigen.

Fazit: Gut geplant ist halb gespart

Eine transparente und strukturierte Kalkulation der Kosten von Zeitarbeitnehmern hilft Unternehmen nicht nur, Überraschungen zu vermeiden, sondern sichert auch die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Arbeitskräfte. Durch die Berücksichtigung aller relevanten Faktoren können Personalverantwortliche Zeitarbeit strategisch nutzen und ihre Personalplanung optimieren.