Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat den Umgang mit personenbezogenen Daten in Unternehmen grundlegend verändert. Besonders im Bereich der Mitarbeiterdatenverarbeitung müssen Arbeitgeber höchste Sorgfalt walten lassen, um Bußgelder und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden. Doch welche Anforderungen stellt die DSGVO konkret, und wie können Unternehmen diese praxisnah umsetzen?
Einführung in die DSGVO und ihre Relevanz für HR-Abteilungen
Die DSGVO, die seit Mai 2018 gilt, soll den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten. Für HR-Abteilungen bedeutet dies eine besondere Verantwortung, da sie täglich mit sensiblen Daten wie Gehältern, Gesundheitsinformationen oder Bewerbungsunterlagen arbeiten. Um DSGVO-konform zu handeln, ist die Transparenz im Umgang mit Daten unerlässlich. Mitarbeiter haben ein Recht darauf, zu erfahren, welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck und wie lange diese gespeichert bleiben.
Grundsätze der DSGVO bei der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten
Unternehmen sollten sich an die sechs zentralen Grundsätze der DSGVO halten. Diese umfassen Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung und Integrität. Praktisch bedeutet dies beispielsweise, dass nur solche Daten erhoben werden dürfen, die für den Arbeitsvertrag notwendig sind. Die Speicherung von Daten „auf Vorrat“ ist unzulässig und kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Einwilligung oder rechtliche Grundlage?
Ein häufiger Stolperstein für Unternehmen ist die Frage, ob für jede Verarbeitung von Mitarbeiterdaten eine Einwilligung erforderlich ist. Grundsätzlich erlaubt die DSGVO die Verarbeitung, wenn sie zur Erfüllung des Arbeitsvertrags oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist. Die Einwilligung ist nur erforderlich, wenn Daten für andere Zwecke genutzt werden sollen, etwa für Marketingmaßnahmen innerhalb des Unternehmens. Wichtig: Eine Einwilligung muss freiwillig und schriftlich erfolgen und kann jederzeit widerrufen werden.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Neben der rechtlichen Basis müssen Unternehmen auch technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Dazu zählen verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffsrechte für HR-Systeme und regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter. Insbesondere bei der Einführung von digitalen Personalakten ist es wichtig, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.
Die Rolle von Datenschutzbeauftragten
Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern, die regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten, sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Dieser übernimmt die Überwachung der Einhaltung der DSGVO und fungiert als Ansprechpartner für Datenschutzbehörden. Kleinere Unternehmen sollten ebenfalls darüber nachdenken, eine externe Beratung hinzuzuziehen, um ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen.
Die digitale Personalakte: Ein Fallbeispiel
Die Umstellung auf eine digitale Personalakte bietet viele Vorteile, wie etwa eine zentrale Datenverwaltung und schnellere Zugriffszeiten. Doch die DSGVO stellt klare Anforderungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Software DSGVO-konform ist, und regelmäßige Datenschutz-Audits durchführen. Mitarbeiter sollten darüber hinaus umfassend informiert werden, wie ihre Daten digital verarbeitet werden.
Rechte der Mitarbeiter: Auskunft und Löschung
Ein zentrales Element der DSGVO ist das Auskunftsrecht der Mitarbeiter. Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Anfrage detailliert offenzulegen, welche Daten gespeichert sind und warum. Ebenso haben Mitarbeiter das Recht, ihre Daten löschen zu lassen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegenstehen. Unternehmen sollten klare Prozesse etablieren, um solche Anfragen schnell und rechtssicher zu bearbeiten.
DSGVO-Verstöße: Risiken und Konsequenzen
Ein Verstoß gegen die DSGVO kann teuer werden. Die Bußgelder reichen bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Noch gravierender können jedoch Imageschäden sein, die durch öffentlich gewordene Datenschutzverletzungen entstehen. Ein proaktiver Umgang mit Datenschutzthemen schützt Unternehmen nicht nur rechtlich, sondern stärkt auch das Vertrauen der Belegschaft.
Ausblick: Datenschutz als Wettbewerbsvorteil
Datenschutz sollte nicht nur als Pflicht, sondern auch als Chance gesehen werden. Unternehmen, die transparent und verantwortungsvoll mit den Daten ihrer Mitarbeiter umgehen, positionieren sich als attraktive Arbeitgeber. Gerade in Zeiten, in denen Fachkräfte zunehmend Wert auf ethische Standards legen, kann ein vorbildlicher Datenschutz ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb um Talente sein.
